ZUGFeRD Ratgeber
E-Rechnung Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre digital
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt in Deutschland 10 Jahre. Unternehmen müssen hierbei sicherstellen, dass die Archivierung revisionssicher erfolgt. Erfahren Sie, wie Sie rechtliche Anforderungen mit digitalen Tools erfüllen.
Nach § 147 AO und § 14b UStG müssen E-Rechnungen in einem unveränderbaren Format archiviert werden. Das bedeutet, dass sowohl das Originalformat (z. B. ZUGFeRD, Factur-X) als auch die maschinenlesbare XML-Datei vor Manipulation geschützt sein müssen. Eine revisionssichere Archivierung erfordert eine Kombination aus kryptografischen Prüfsummen, Protokollierung von Zugriffen und einer klaren Dokumentation der eingesetzten Systeme. Systeme wie DMS oder Cloud-Lösungen mit ISO 27001-Zertifizierung eignen sich ideal, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Häufige Fragen
Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für die Aufbewahrung von E-Rechnungen?
In Deutschland regeln § 147 AO und § 14b UStG die Aufbewahrungspflichten. E-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt und in einem manipulationssicheren Format archiviert werden.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher bedeutet, dass die E-Rechnung unveränderbar gespeichert wird, der Zugriff dokumentiert ist und die Echtheit sowie Integrität jederzeit nachweisbar sind. Systeme wie GoBD-konforme DMS erfüllen diese Anforderungen.
Muss die XML-Datei bei ZUGFeRD aufbewahrt werden?
Ja, bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X müssen sowohl die PDF/A-3-Datei als auch die eingebettete XML-Datei archiviert werden, da die XML-Datei die maschinenlesbaren Daten enthält.
Welche technischen Standards sind relevant?
Für die E-Rechnung ist die Norm EN 16931 entscheidend, die die Struktur und Inhalte definiert. Für die Archivierung sind Standards wie PDF/A-3 und ISO 27001 für IT-Sicherheit relevant.
Was passiert bei einer fehlerhaften Archivierung?
Eine fehlerhafte oder unvollständige Archivierung kann bei einer Steuerprüfung zu hohen Strafen führen. Die Nichtverfügbarkeit von Rechnungen kann als Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten gewertet werden.
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