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E-Rechnung Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre digital
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen beträgt in Deutschland seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO); für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren. Unternehmen müssen hierbei sicherstellen, dass die Archivierung revisionssicher erfolgt. Erfahren Sie, wie Sie rechtliche Anforderungen mit digitalen Tools erfüllen.
Nach § 14b Abs. 1 UStG müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung während der ganzen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein; wie unveränderbar aufzubewahren ist, regeln die GoBD. Das bedeutet, dass sowohl das Originalformat (z. B. ZUGFeRD, Factur-X) als auch die maschinenlesbare XML-Datei vor Manipulation geschützt sein müssen. Eine revisionssichere Archivierung erfordert eine Kombination aus kryptografischen Prüfsummen, Protokollierung von Zugriffen und einer klaren Dokumentation der eingesetzten Systeme. Ob ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Cloud-Lösung diese Anforderungen erfüllt, hängt von Einrichtung und Verfahrensdokumentation ab.
Häufige Fragen
Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für die Aufbewahrung von E-Rechnungen?
In Deutschland regeln § 147 AO und § 14b UStG die Aufbewahrungspflichten. E-Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (zuvor zehn), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und in einem manipulationssicheren Format zu archivieren. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren; Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bewahren auch Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher bedeutet, dass die E-Rechnung unveränderbar gespeichert wird, der Zugriff dokumentiert ist und die Echtheit sowie Integrität jederzeit nachweisbar sind. Ein Dokumentenmanagementsystem kann dabei helfen; entscheidend sind Einrichtung und Verfahrensdokumentation.
Muss die XML-Datei bei ZUGFeRD aufbewahrt werden?
Ja, bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X müssen sowohl die PDF/A-3-Datei als auch die eingebettete XML-Datei archiviert werden, da die XML-Datei die maschinenlesbaren Daten enthält.
Welche technischen Standards sind relevant?
Für die E-Rechnung ist die Norm EN 16931 entscheidend, die die Struktur und Inhalte definiert. Für die Archivierung sind PDF/A-3 sowie anerkannte IT-Sicherheitsstandards relevant.
Was passiert bei einer fehlerhaften Archivierung?
Eine fehlerhafte oder unvollständige Archivierung kann bei einer Steuerprüfung zu hohen Strafen führen. Die Nichtverfügbarkeit von Rechnungen kann als Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten gewertet werden.
Quellen
- § 14b UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 147 AO (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- Art. 97 § 19a EGAO (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 257 HGB (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (öffnet in einem neuen Tab)
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