ZUGFeRD Ratgeber
Elektronische Rechnung aufbewahren: Fristen & Vorgaben
Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen unterliegt gesetzlichen Vorgaben, die Unternehmen strikt einhalten müssen. Fehler können zu erheblichen Strafen führen. In diesem Leitfaden erfahren Sie alle relevanten Details und wie Sie Ihre Prozesse rechtskonform gestalten.
Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher und für die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren archiviert werden (§ 147 AO, § 14b UStG). Dabei ist sicherzustellen, dass die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungen gewährleistet ist. Formate wie PDF/A-3 mit eingebettetem ZUGFeRD- oder Factur-X-XML sind besonders geeignet, da sie sowohl menschen- als auch maschinenlesbar sind. Systeme zur elektronischen Archivierung sollten GoBD-konform sein und eine lückenlose Protokollierung aller Änderungen sicherstellen.
Häufige Fragen
Was bedeutet revisionssichere Aufbewahrung?
Revisionssicher bedeutet, dass die Rechnung unveränderbar, vollständig, geordnet und jederzeit lesbar aufbewahrt wird. Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein.
Welche Formate eignen sich für die Archivierung?
Geeignete Formate sind PDF/A-3, da sie Dokumente und maschinenlesbare Daten (XML) vereinen. ZUGFeRD oder Factur-X sind hierfür ideale Standards.
Wie lang ist die Aufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 14b UStG. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.
Muss ich elektronische Rechnungen im Originalformat aufbewahren?
Ja, elektronische Rechnungen müssen in ihrem Ursprungsformat archiviert werden. Ein Ausdruck oder ein reines PDF ohne XML-Anhang genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen.
Welche Anforderungen stellen die GoBD an die Archivierung?
Die GoBD erfordern eine unveränderbare, nachvollziehbare und prüfungssichere Archivierung. Zudem müssen Prozesse dokumentiert und Zugriffe protokolliert werden.
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