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XRechnung Gutschrift erstellen: Schritt-für-Schritt
Auch in der XRechnung kann „Gutschrift“ zweierlei bedeuten: die Abrechnung durch den Leistungsempfänger im Gutschriftsverfahren oder eine kaufmännische Gutschrift (Gutschriftsanzeige), die einen bereits berechneten Betrag mindert. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie beide Fälle und die Rechnungskorrektur nach EN 16931 korrekt kennzeichnen und welche Besonderheiten die UBL-Syntax der XRechnung hat.
Für die Gutschrift im Gutschriftsverfahren (§ 14 Abs. 2 UStG) gelten dieselben Voraussetzungen wie bei jeder anderen E-Rechnung: eine vorherige Vereinbarung der Parteien, die Angabe „Gutschrift“ auf dem Dokument und alle Pflichtangaben einer Rechnung. In der XRechnung erhält sie den Dokumenttyp BT-3 = 389 (Self-billed invoice). Verkäufer (BG-4) ist der leistende Unternehmer, Käufer (BG-7) der Aussteller; die Beträge sind positiv. Widerspricht der leistende Unternehmer der Gutschrift, verliert sie ihre Wirkung als Rechnung. Weist sie Umsatzsteuer aus, die der leistende Unternehmer nicht schuldet – etwa weil er Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist –, kann er diesen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG schulden, sofern er nicht widerspricht.
Die kaufmännische Gutschrift (Gutschriftsanzeige) mindert dagegen einen bereits berechneten Betrag. In der UBL-Syntax wird sie üblicherweise als CreditNote-Dokument mit cbc:CreditNoteTypeCode 381 erstellt. Eine fehlerhafte Rechnung ersetzen Sie durch eine korrigierte Rechnung als Invoice-Dokument mit dem Code 384 (Rechnungskorrektur). In allen Fällen bleiben die Beträge positiv, denn die Bedeutung ergibt sich aus dem Dokumenttyp. Über BT-25 und BT-26 (cac:BillingReference) verweist der Beleg auf die ursprüngliche Rechnung. Die Gutschrift im Gutschriftsverfahren wird dagegen als Invoice-Dokument mit cbc:InvoiceTypeCode 389 übermittelt. Belege, die nur eine Änderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG dokumentieren (z. B. Skonto, Boni, Retouren), müssen nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung nicht zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden.
Häufige Fragen
Was ist der Dokumenttypcode für eine Gutschrift in der XRechnung?
Das hängt vom Vorgang ab. Rechnet der Leistungsempfänger im Gutschriftsverfahren ab, ist der Code 389 (Self-billed invoice) richtig. Für die kaufmännische Gutschrift (Gutschriftsanzeige) ist der Code 381 (Credit note) vorgesehen. Eine korrigierte Rechnung, die eine fehlerhafte Rechnung ersetzt, erhält den Code 384.
Welche Pflichtfelder müssen in einer XRechnung-Gutschrift enthalten sein?
Es gelten alle Pflichtfelder der XRechnung, unter anderem Nummer (BT-1), Datum (BT-2), Dokumenttyp (BT-3), Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID (BT-10), Verkäufer- und Käuferdaten sowie die Steueraufschlüsselung. Im Gutschriftsverfahren muss das Dokument zusätzlich als „Gutschrift“ bezeichnet sein; Gutschriftsanzeige und Rechnungskorrektur sollten auf die ursprüngliche Rechnung verweisen (BT-25).
Wie unterscheidet sich eine Gutschrift technisch von einer Rechnung im XRechnungs-Format?
Bei der Gutschrift im Gutschriftsverfahren ändern sich vor allem Dokumenttyp (389) und Aussteller: Der Leistungsempfänger erstellt das Dokument, bleibt in den Daten aber Käufer (BG-7). Alle Beträge sind wie bei einer Rechnung positiv. Rechtlich hängt die Gutschrift am Einverständnis des leistenden Unternehmers: Widerspricht er, verliert sie ihre Wirkung als Rechnung.
Welche Standards muss eine XRechnung-Gutschrift erfüllen?
Die Gutschrift muss der EN 16931 und den nationalen Regeln der XRechnung entsprechen. Die XRechnung kann in der UBL- oder in der UN/CEFACT-CII-Syntax erstellt werden. In UBL wird eine Gutschriftsanzeige (381) meist als CreditNote-Dokument übermittelt. Die Gutschrift im Gutschriftsverfahren (389) und die Rechnungskorrektur (384) sind Invoice-Dokumente.
Wie wird eine Gutschrift im XRechnungs-Format an öffentliche Auftraggeber übermittelt?
Die Übermittlung erfolgt in der Regel über definierte Plattformen wie PEPPOL oder nationale Portale. Die Datei muss dabei den technischen Spezifikationen und Validierungsregeln entsprechen.
Quellen
- § 14 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 14c UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 17 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, aktuelle Fassung (öffnet in einem neuen Tab)
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