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E-Rechnung Archivierung: GoBD-konform umsetzen

Die Archivierung von E-Rechnungen muss den GoBD entsprechen, um rechtssicher zu sein. Das bedeutet, dass die Daten unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar gespeichert werden müssen. Hier erfahren Sie, was technisch und organisatorisch erforderlich ist.

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Details

E-Rechnungen müssen gemäß GoBD revisionssicher archiviert werden. Das schließt eine lückenlose Protokollierung von Änderungen und Zugriffsrechten ein, z. B. durch Einsatz von WORM-Speichern (Write Once, Read Many). Wichtig ist, dass die strukturierten Datenformate (z. B. ZUGFeRD 2.1 oder Factur-X) maschinell auswertbar bleiben und die Originaldaten in ihrem Ursprungsformat gespeichert werden. Zusätzlich müssen alle Verfahrensdokumentationen vorliegen und regelmäßig aktualisiert werden.

Haufige Fragen

Was bedeutet revisionssichere Archivierung nach GoBD?
Revisionssicher bedeutet, dass E-Rechnungen unveränderbar, vollständig, geordnet und jederzeit verfügbar archiviert werden. Dies kann durch Technologien wie WORM-Speicher oder digitale Signaturen sichergestellt werden.
Welche Formate sind für die Archivierung geeignet?
Geeignete Formate sind strukturierte Datenformate wie ZUGFeRD 2.1, Factur-X oder das XML-Format gemäß EN 16931. Diese gewährleisten, dass die Daten maschinell auswertbar bleiben.
Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland 10 Jahre. Innerhalb dieser Zeit müssen die Daten jederzeit im Originalformat zugänglich und lesbar sein.
Welche technischen Maßnahmen sind erforderlich?
Dazu zählen die Nutzung von WORM-Speichern, Verschlüsselungstechniken, regelmäßige Backups und die Protokollierung von Zugriffen und Änderungen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann ebenfalls helfen, die GoBD-Anforderungen umzusetzen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und warum ist sie wichtig?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie die Archivierung und Verarbeitung von E-Rechnungen im Unternehmen organisiert ist. Sie ist für Prüfungen durch die Finanzbehörden zwingend erforderlich und sollte regelmäßig aktualisiert werden.

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