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E-Rechnung an Behörden: Technische Anforderungen

Seit 2020 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für öffentliche Auftraggeber in der EU. Behörden akzeptieren nur E-Rechnungen, die den Standard EN 16931 erfüllen. Dieser Guide zeigt, welche Anforderungen Sie technisch und rechtlich beachten müssen.

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Details

Die E-Rechnung für Behörden muss strukturierte Daten enthalten, die maschinell ausgelesen werden können. Formate wie ZUGFeRD 2.1.1 und Factur-X sind kompatibel, solange sie dem EN 16931-Standard entsprechen. PDF allein reicht nicht aus: Es muss eine XML-Datei mit den relevanten Rechnungsdaten eingebettet sein. Zusätzlich müssen Rechnungen über PEPPOL oder ähnliche E-Delivery-Netzwerke versendet werden, sofern dies die Vorgabe ist.

Haufige Fragen

Welche Formate sind für E-Rechnungen an Behörden zulässig?
Zulässig sind Formate, die dem EN 16931-Standard entsprechen, wie ZUGFeRD 2.1.1 (Profil EN 16931) oder Factur-X. Beide kombinieren maschinenlesbare XML-Daten mit einem lesbaren PDF.
Was ist EN 16931 und warum ist es wichtig?
EN 16931 ist der europäische Standard für elektronische Rechnungen. Er definiert Inhalt und Struktur der Rechnungsdaten, um eine rechtssichere, automatisierte Verarbeitung durch Behörden zu gewährleisten.
Wie erfolgt der Versand an Behörden?
In der Regel über das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine). Alternativ kann der Upload über eine zentrale E-Rechnungsplattform der jeweiligen Behörde erforderlich sein.
Welche Pflichtangaben müssen in der E-Rechnung enthalten sein?
Pflichtangaben umfassen u. a. die Leitweg-ID der Behörde, USt-IdNr. des Lieferanten, Zahlungsinformationen, Leistungszeitraum und eine maschinenlesbare XML-Struktur mit diesen Daten.
Wie überprüfe ich, ob meine E-Rechnung konform ist?
Nutzen Sie Validierungstools wie den ZUGFeRD Validator oder ähnliche Werkzeuge, die die XML-Struktur und die Einhaltung des EN 16931-Standards prüfen.

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ZUGFeRD Profil Minimum — Anforderungen und Felder

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ZUGFeRD Profil Basic — Anforderungen und Felder

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