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E-Rechnung empfangen — was Sie ab 2025 tun müssen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Keine Panik: Ein E-Mail-Postfach reicht. Hier erfahren Sie, was Sie konkret tun müssen und wie die Archivierung funktioniert.

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Details

Technische Anforderung: Sie brauchen ein E-Mail-Postfach, das ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XML-Dateien empfangen kann. Jedes Standard-E-Mail-Programm kann das. Archivierung: E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden — das bedeutet unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar. Ein simples Dateisystem reicht theoretisch (wenn die Dateien schreibgeschützt gespeichert werden), ein DMS ist komfortabler. ZUGFeRD-PDFs können Sie wie normale PDFs öffnen und lesen — das XML im Hintergrund wird von Ihrem Buchhaltungsprogramm automatisch verarbeitet.

Haufige Fragen

Was muss ich technisch einrichten?
Nichts Besonderes. Ein E-Mail-Postfach reicht. ZUGFeRD-Dateien sind normale PDFs, die Sie mit jedem PDF-Viewer öffnen können. Für die automatische Verbuchung importieren Sie die Datei in Ihr Buchhaltungsprogramm.
Wie archiviere ich E-Rechnungen GoBD-konform?
Speichern Sie die Originaldatei unveränderbar ab. Bei ZUGFeRD: die PDF-Datei (mit dem eingebetteten XML). Bei XRechnung: die XML-Datei. Ein DMS mit Versionierung ist ideal, aber ein schreibgeschützter Ordner auf dem Server reicht auch.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht verarbeiten kann?
Rechtlich sind Sie ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Wenn Sie sie nicht verarbeiten können, bitten Sie den Absender um ein normales PDF als Zusatzdokument — die E-Rechnung bleibt aber der rechtlich relevante Beleg.
Kann mein Buchhaltungsprogramm ZUGFeRD?
Die meisten aktuellen Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, sevDesk, BuchhaltungsButler) können ZUGFeRD-Dateien importieren und die XML-Daten automatisch auslesen. Prüfen Sie die Dokumentation Ihres Programms.
Muss ich auch XRechnung empfangen können?
Ja. XRechnung ist reines XML ohne PDF. Sie brauchen einen Viewer (z. B. den kostenlosen KoSIT-Viewer) oder ein Buchhaltungsprogramm, das XRechnung importiert.

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