ZUGFeRD Ratgeber
ZUGFeRD: Ein Leitfaden für elektronische Rechnungen
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte XML-Daten und ein PDF/A-3-Dokument kombiniert. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie ZUGFeRD-Daten effizient erstellen und prüfen können.
ZUGFeRD basiert auf der Norm EN 16931 und bietet verschiedene Profile wie MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED sowie seit ZUGFeRD 2.1 XRECHNUNG, die unterschiedliche Komplexitätsstufen abdecken.
1. **Prüfen Sie die Anforderungen:** Stellen Sie sicher, dass das gewählte ZUGFeRD-Profil den Anforderungen Ihrer Geschäftsvorgänge entspricht. EXTENDED erweitert EN 16931-1 und eignet sich für komplexe Rechnungen, z. B. mit mehreren Lieferungen oder strukturierten Zahlungskonditionen.
2. **Datenvalidierung:** Überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 ausgefüllt sind, z. B. Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Steuerbetrag.
3. **XML-Generierung:** Nutzen Sie ein Tool, um die XML-Datei zu erstellen, die die strukturierten Daten enthält.
4. **PDF-Erstellung:** Kombinieren Sie die XML-Datei mit einem PDF/A-3-Dokument, um eine hybride Rechnung zu erzeugen.
5. **Kompatibilität testen:** Validieren Sie die erzeugte Datei mit einem ZUGFeRD-kompatiblen Validator, um sicherzustellen, dass sie den technischen Spezifikationen entspricht.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte XML-Daten und ein PDF/A-3-Dokument kombiniert.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
Es gibt MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED sowie seit ZUGFeRD 2.1 XRECHNUNG; MINIMUM und BASIC WL gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung. EXTENDED erweitert EN 16931-1 für komplexe Geschäftsvorgänge.
Wie prüfe ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Nutzen Sie ein Validierungstool, um die XML-Daten auf Konformität mit EN 16931 zu prüfen.
Ist ZUGFeRD verpflichtend?
Nein, ZUGFeRD ist nicht verpflichtend, kann jedoch die Verarbeitung und den Austausch von E-Rechnungen erleichtern.
Welche Pflichtfelder muss eine ZUGFeRD-Rechnung enthalten?
Pflichtfelder sind u. a. Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuerbetrag und Steuersatz, wie in EN 16931 definiert.
Quellen
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