Ratgeber

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten nach § 19 UStG und ZUGFeRD

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Für die E-Rechnung heißt das: Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 wie jedes andere Unternehmen, ausstellen müssen Sie keine. Hier lesen Sie, welche Umsatzgrenzen seit 2025 gelten, was auf Ihre Rechnung gehört und wie eine Kleinunternehmer-Rechnung als ZUGFeRD-Datei aussieht, wenn Sie sie freiwillig elektronisch ausstellen.

Zum ZUGFeRD-Generator

Details

Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze eines im Inland ansässigen Kleinunternehmers steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits der Umsatz, mit dem sie überschritten wird, nicht mehr steuerfrei (Abschn. 19.1 Abs. 2 UStAE).

Empfangen: Auch Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Ausstellen: Eine Kleinunternehmer-Rechnung darf nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, zum Beispiel als einfache PDF. Eine E-Rechnung dürfen Sie freiwillig ausstellen; eine Zustimmung des Empfängers brauchen Sie dafür nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nicht.

Verzichten Sie gegenüber dem Finanzamt auf die Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 3 UStG), bindet Sie das für mindestens fünf Kalenderjahre. Ab dem Wechsel zur Regelbesteuerung gelten für Ihre Rechnungen die Regeln für alle Unternehmen, auch die Pflicht zur E-Rechnung mit ihren Übergangsfristen.

Die Umsatzgrenzen seit 2025

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG: die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze; Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben außer Betracht.

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (seit 1. Januar 2025)
Zeitraum	Grenze	Folge
Vorangegangenes Kalenderjahr	Gesamtumsatz höchstens 25.000 Euro	Voraussetzung dafür, dass die Umsätze im laufenden Jahr steuerfrei sein können
Laufendes Kalenderjahr	Gesamtumsatz höchstens 100.000 Euro	Schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei (Abschn. 19.1 Abs. 2 UStAE)
Verzicht (§ 19 Abs. 3 UStG)	Erklärung gegenüber dem Finanzamt	Bindung für mindestens fünf Kalenderjahre; danach mit Wirkung für ein späteres Kalenderjahr widerrufbar

E-Rechnungen empfangen und ausstellen

-Empfangen: Pflicht seit dem 1. Januar 2025, ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.
-Ausstellen: keine Pflicht. Ihre Rechnungen dürfen Sie nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, auch nach dem Ende der Übergangsfristen für andere Unternehmen.
-Freiwillig elektronisch: Eine E-Rechnung, etwa als ZUGFeRD oder XRechnung, dürfen Sie ohne Zustimmung des Empfängers ausstellen. Eine sonstige elektronische Rechnung wie eine einfache PDF braucht dagegen seine Zustimmung, die nach Auffassung der Finanzverwaltung auch stillschweigend erteilt werden kann.
-Überholte Aussage: Das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 hatte für die E-Rechnung eines Kleinunternehmers noch die Zustimmung des Empfängers verlangt; das Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat diese Stelle ersetzt.
-Eine XRechnung ist reines XML. Um sie zu lesen, brauchen Sie ein Programm, das die Rechnungsdaten anzeigt, zum Beispiel das kostenlose Werkzeug „E-Rechnung prüfen“ von ZUGFeRD-Bereit.
-Aufbewahren: Auch empfangene E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört

§ 34a UStDV nennt für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, eigene Mindestangaben. Die Regeln für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise (§§ 33 und 34 UStDV) bleiben daneben bestehen; auch eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro braucht den Hinweis auf die Steuerbefreiung (Abschn. 14.7a Abs. 2 UStAE).

Einen festen Wortlaut für den Hinweis schreibt die Verordnung nicht vor. Nach Abschn. 14.7a Abs. 1 UStAE genügt eine umgangssprachliche Angabe, wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet, zum Beispiel „steuerfreier Kleinunternehmer“; die Vorschrift selbst muss der Hinweis nicht nennen.

-der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
-die Steuernummer, die USt-IdNr. oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
-das Ausstellungsdatum
-die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
-das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG)
-bei einer Gutschrift, die der Leistungsempfänger ausstellt, die Angabe „Gutschrift“

So sieht die Kleinunternehmer-Rechnung als ZUGFeRD aus

Das Bundesfinanzministerium nennt für die E-Rechnung keine Steuerkategorie für Kleinunternehmer. ZUGFeRD-Bereit bildet die seit 2025 steuerfreien Umsätze mit der Kategorie E (steuerbefreit) der EN 16931 ab. Die Tabelle zeigt die Felder und die Prüfregeln, die dafür gelten.

Kleinunternehmer-Rechnung in ZUGFeRD (EN 16931)
Feld	Wert	Prüfregel der EN 16931
Steuerkategorie der Positionen und der Steueraufschlüsselung (BT-151, BT-118)	E (steuerbefreit), genau eine Gruppe	BR-E-01
Steuersatz der Positionen (BT-152)	0	BR-E-05
Steuerbetrag der Gruppe (BT-117)	0	BR-E-09
Befreiungsgrund (BT-120)	der Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer	BR-E-10: Text (BT-120) oder Code (BT-121)
Kennung des Verkäufers (BT-31, BT-32)	die Steuernummer genügt	BR-E-02: USt-IdNr., Steuernummer oder USt-IdNr. des Steuervertreters

Kleinunternehmer-Rechnung mit ZUGFeRD-Bereit erstellen

Wenn Sie eine E-Rechnung freiwillig ausstellen, erzeugt der Generator von ZUGFeRD-Bereit eine ZUGFeRD-PDF (ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08, Profil EN 16931) und validiert sie vor dem Download gegen EN 16931 (Schematron) und PDF/A-3.

-Setzen Sie in Schritt 1 (Verkäufer) den Haken „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Alle Positionen erhalten dann die Steuerkategorie E mit 0 % und den Befreiungsgrund „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“; im Formular sind Kategorie und Hinweis damit fest eingestellt.
-Als Kennung genügt Ihre Steuernummer. Haben Sie weder USt-IdNr. noch Handelsregistereintrag, setzt der Generator die Steuernummer auch als Verkäuferkennung (BT-29) ein, weil die EN 16931 eine Kennung des Verkäufers verlangt (BR-CO-26).
-Die PDF zeigt keine Steuertabelle, sondern den Hinweis auf § 19 UStG. Die XML enthält die Kategorie E mit 0 %, den Hinweis als Befreiungsgrund (BT-120) und zusätzlich als Bemerkung zur Rechnung.
-Gutschrift im Gutschriftsverfahren (Belegart 389) über die Leistung eines Kleinunternehmers: Der Kleinunternehmer ist hier der Verkäufer (Schritt 1), der Haken „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ gehört zu ihm.
-Stapelverarbeitung: In der CSV- oder Excel-Vorlage setzen Sie die Spalte „verkaeufer_kleinunternehmer“ auf „ja“.
-Wortlaut des Hinweises: Der Generator setzt fest „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ ein. Die Finanzverwaltung verlangt, dass der Hinweis die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet (Abschn. 14.7a Abs. 1 UStAE); ob Ihnen diese Formulierung genügt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
-Ob Sie die Umsatzgrenzen einhalten, prüft der Generator nicht.

Typische Fehler

-Umsatzsteuer ausgewiesen: Weist eine Kleinunternehmer-Rechnung gegenüber einem Unternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldet der Kleinunternehmer den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG; für Rechnungen an Endverbraucher sieht das BMF-Schreiben vom 18. März 2025 eine Ausnahme vor. Das kann auch bei einer Gutschrift passieren, die der Kunde mit Steuer ausstellt.
-Hinweis fehlt oder ist unklar: Ohne einen Hinweis, der die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet, fehlt eine Pflichtangabe nach § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV, auch bei Kleinbetragsrechnungen.
-Grenze überschritten, Rechnung nicht umgestellt: Schon der Umsatz, mit dem Sie im laufenden Jahr die 100.000 Euro überschreiten, ist steuerpflichtig und braucht eine Rechnung mit Umsatzsteuer.
-Falsche Kategorie in der E-Rechnung: Kategorie S verlangt einen Steuersatz über 0, Kategorie Z ist der Nullsatz. Für die steuerfreien Umsätze nutzt ZUGFeRD-Bereit die Kategorie E, deren Steueraufschlüsselung einen Befreiungsgrund braucht (BR-E-10).
-Empfang vergessen: Auch ohne eigene Ausstellungspflicht müssen Sie E-Rechnungen Ihrer Lieferanten annehmen, lesen und aufbewahren können.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a Satz 4 UStDV dürfen Sie Ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers etwa als PDF. Freiwillig dürfen Sie E-Rechnungen ausstellen, ohne dass der Empfänger zustimmen muss.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, seit dem 1. Januar 2025. Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach.

Welcher Hinweis gehört auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Ein Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG), zusammen mit dem Entgelt in einer Summe (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV). Einen festen Wortlaut gibt es nicht; nach Abschn. 14.7a Abs. 1 UStAE genügt eine umgangssprachliche Angabe wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet.

Welche Umsatzgrenzen gelten seit 2025?

Höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen und höchstens 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr (§ 19 Abs. 1 UStG). Überschreiten Sie die 100.000 Euro im laufenden Jahr, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits der Umsatz, mit dem das geschieht, steuerpflichtig.

Welche Steuerkategorie hat eine Kleinunternehmer-Rechnung in ZUGFeRD?

Das Bundesfinanzministerium nennt dafür keine Kategorie. ZUGFeRD-Bereit verwendet die Kategorie E (steuerbefreit) mit 0 % und schreibt den Hinweis in den Befreiungsgrund (BT-120). Die Prüfregel BR-E-10 der EN 16931 verlangt für diese Kategorie einen Befreiungsgrund als Text (BT-120) oder als Code (BT-121).

Kann ich mit ZUGFeRD-Bereit eine Kleinunternehmer-Rechnung erstellen?

Ja. Setzen Sie im Formular in Schritt 1 den Haken „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“; Kategorie, Steuersatz und Hinweis werden dann für alle Positionen gesetzt. Die ZUGFeRD-PDF wird vor dem Download gegen EN 16931 und PDF/A-3 validiert.

Quellen

ZUGFeRD-Rechnung erstellen