ZUGFeRD guide
Rechnungen digitalisieren: Von Word zu ZUGFeRD
Viele Unternehmen erstellen ihre Rechnungen noch in Word oder Excel, doch das EU-Standardformat ZUGFeRD erleichtert den Umstieg auf E-Rechnungen erheblich. In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Vorlagen anpassen, Textbausteine optimieren und ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen.
ZUGFeRD basiert auf der Norm EN 16931 und kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem visuellen PDF. Um von einer Word-Vorlage zur E-Rechnung zu wechseln, benötigen Sie entweder ein Plugin oder eine Rechnungssoftware mit ZUGFeRD-Export. Achten Sie beim XML-Teil auf die korrekte Zuordnung von Pflichtfeldern wie IBAN, Rechnungsnummer und Steuersätzen. Textbausteine wie Zahlungsbedingungen können in Word vorbereitet und später als Metadaten in die XML-Struktur eingebettet werden.
Frequently asked questions
Wie funktioniert der Umstieg von Word auf ZUGFeRD?
Exportieren Sie Ihre Rechnungsdaten aus Word in ein kompatibles Dateiformat (z. B. CSV) und nutzen Sie eine Software, die ZUGFeRD-konforme XML-Daten erzeugt. Alternativ gibt es Plugins für Word, die die Konvertierung übernehmen.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es und welches ist das richtige?
Es gibt drei Hauptprofile: Basic (für einfache Rechnungen ohne Steuerangaben), Comfort (für Standardgeschäftsprozesse) und Extended (für komplexe Rechnungen). Wählen Sie das Profil basierend auf den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner.
Muss ich meine Word-Vorlagen komplett neu erstellen?
Nein, oft reicht es aus, die bestehenden Vorlagen anzupassen. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Steuersätze korrekt definiert sind. Zusätzliche Metadaten können in der Rechnungssoftware ergänzt werden.
Wie teste ich, ob meine ZUGFeRD-Rechnung korrekt ist?
Nutzen Sie Online-Validatoren wie den ZUGFeRD-TestValidator oder Tools wie Peppol-Validatoren. Diese prüfen, ob Ihre XML-Daten den Anforderungen der EN 16931 entsprechen.
Kann ich ZUGFeRD und Factur-X parallel nutzen?
Ja, ZUGFeRD und Factur-X sind technisch identisch. Factur-X ist die französische Implementierung des Standards und wird häufig in grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen verwendet.
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