ZUGFeRD guide
Von der Word-Rechnung zur ZUGFeRD-E-Rechnung
Rechnungen in Word zu schreiben ist gängig, doch für ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen müssen spezielle Standards eingehalten werden. Mit der richtigen Vorbereitung wird der Übergang von Word zur E-Rechnung leicht. Lesen Sie, wie Sie Ihre Vorlagen optimal anpassen.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten, die den EN 16931-Standard erfüllen. Um aus einer Word-Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, wird zunächst eine PDF/A-3-Datei benötigt. Diese kann mit geeigneten Tools, wie z. B. Adobe Acrobat oder speziellen ZUGFeRD-Plugins, erzeugt werden. Anschließend müssen die XML-Daten, die die strukturierten Rechnungsinformationen enthalten, eingebettet werden. Die manuelle Eingabe ist fehleranfällig, daher empfiehlt sich die Nutzung von Softwarelösungen, die den Prozess automatisieren.
Frequently asked questions
Was ist der Unterschied zwischen einer normalen PDF-Rechnung und ZUGFeRD?
Eine normale PDF-Rechnung enthält lediglich visuelle Informationen, während eine ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich maschinenlesbare XML-Daten einbettet. Diese XML-Daten entsprechen dem EN 16931-Standard und ermöglichen die automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme.
Kann ich eine bestehende Word-Rechnung direkt in ZUGFeRD umwandeln?
Nein, Word allein unterstützt das ZUGFeRD-Format nicht. Sie müssen die Word-Datei zunächst in ein PDF/A-3-Format umwandeln und dann die erforderlichen XML-Daten einbetten. Dies erfordert spezielle Software oder Plugins.
Welche Software wird für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen benötigt?
Neben Microsoft Word benötigen Sie ein Tool zur Erstellung von PDF/A-3-Dateien, wie z. B. Adobe Acrobat, oder spezialisierte Software wie InvoiceTools, die den gesamten ZUGFeRD-Workflow unterstützt.
Welche Version von ZUGFeRD sollte ich verwenden?
Das hängt von den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner ab. ZUGFeRD 2.1 entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und wird in den meisten Fällen empfohlen. Prüfen Sie jedoch, ob Ihre Partner spezifische Anforderungen haben.
Ist ZUGFeRD in Deutschland Pflicht?
Für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) ist die E-Rechnung gemäß EN 16931 seit November 2020 Pflicht. ZUGFeRD ist eine der kompatiblen Formate, aber es gibt keine Pflicht, genau dieses Format zu nutzen.
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