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E-Rechnung für Abschlagsrechnungen erstellen

Abschlagsrechnungen in der E-Rechnung erfordern spezielle Anpassungen, um rechtlich und technisch korrekt zu sein. Dieser Guide erklärt Ihnen die Besonderheiten und Standards wie ZUGFeRD und EN 16931. So vermeiden Sie Fehler und bleiben compliant.

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Abschlagsrechnungen sind Teilzahlungen eines Gesamtauftrags und müssen in E-Rechnungen klar gekennzeichnet werden. Gemäß EN 16931 sollten Felder wie <InvoiceTypeCode> mit dem Wert '380' (für normale Rechnungen) oder '386' (für Abschlagsrechnungen) genutzt werden. Zusätzlich ist es wichtig, Referenzierungen auf den Gesamtauftrag (z.B. per <OrderReference>) und frühere Abschlagsrechnungen korrekt zu hinterlegen. ZUGFeRD und Factur-X unterstützen diese Anforderungen im Profil EN 16931 und im Extended-Profil.

FAQ

Wie unterscheidet sich eine Abschlagsrechnung technisch von einer Endrechnung?
Eine Abschlagsrechnung verwendet den <InvoiceTypeCode> '386', während Endrechnungen den Code '380' nutzen. Zudem muss die Abschlagsrechnung Verweise auf den Gesamtauftrag und eventuell bereits gestellte Abschlagsrechnungen enthalten.
Welche Anhänge sind bei Abschlagsrechnungen in E-Rechnungen erforderlich?
In der Regel sollten Sie eine detaillierte Leistungsbeschreibung oder Vertragsreferenzen anhängen. Diese können im XML-Teil der E-Rechnung z.B. im <AdditionalDocumentReference>-Segment hinterlegt werden.
Unterstützt jedes E-Rechnungstool Abschlagsrechnungen?
Nein, nicht jedes Tool implementiert die EN 16931-konformen Felder für Abschlagsrechnungen. Achten Sie darauf, dass Ihr Softwareanbieter ZUGFeRD Extended oder Factur-X unterstützt.
Gibt es steuerliche Besonderheiten bei Abschlagsrechnungen in der E-Rechnung?
Ja, die Umsatzsteuer ist auf den tatsächlich abgerechneten Teilbetrag zu berechnen. Stellen Sie sicher, dass der Steuerbetrag im XML korrekt ausgewiesen wird, z.B. im Feld <TaxTotal>.
Wie werden negative Beträge in einer Abschlagsrechnung abgebildet?
Negative Beträge können als Gutschrift oder Rabatt im XML hinterlegt werden. Nutzen Sie hierfür z.B. das Element <AllowanceCharge> mit einem negativen Wert und kennzeichnen Sie es korrekt als Rabatt.

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