Seit dem Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen viele Organisationen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, E-Rechnungen nutzen. Doch wie sieht es für Vereine aus? Wir klären, wann Vereine betroffen sind und welche Standards wie ZUGFeRD und Factur-X relevant sein könnten.
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Die E-Rechnungspflicht betrifft seit 2020 alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Vereine unterliegen dieser Pflicht nur, wenn sie als Auftragnehmer für eine Behörde tätig sind. Technisch basiert die E-Rechnung auf der Norm EN 16931, die ein einheitliches Datenmodell definiert. Formate wie ZUGFeRD (Version 2.1 oder höher) und Factur-X kombinieren maschinenlesbare XML-Daten mit einem PDF, um sowohl rechtliche als auch praktische Anforderungen zu erfüllen. Für kleinere Vereine ohne technische Infrastruktur könnte ein Webportal der öffentlichen Verwaltung eine Lösung sein.