XRechnung an Kommunen senden — Leitfaden

XRechnung an Kommunen senden: Technischer Leitfaden

Kommunen in Deutschland akzeptieren seit 2020 nur noch elektronische Rechnungen im XRechnungsformat. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie XRechnungen korrekt erstellen und übermitteln, um gesetzliche Vorgaben wie die EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen.

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Die XRechnung basiert auf dem EN 16931-Standard und definiert ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Kommunen nutzen zentrale Eingangsplattformen wie ZRE oder OZG-RE, die bestimmte technische Validierungen durchführen. Eine XRechnung muss zwingend Kernfelder wie Leitweg-ID, Rechnungsnummer, Lieferantendaten und Steuerbeträge enthalten. Übertragungswege umfassen PEPPOL, E-Mail oder Webportale, abhängig von der Plattform der jeweiligen Kommune.

FAQ

Welche Daten sind in einer XRechnung zwingend erforderlich?
Zu den Pflichtfeldern gehören u.a. die Leitweg-ID des Empfängers, die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag, die Steuersätze, die Bankverbindung des Lieferanten sowie das Lieferdatum oder der Leistungszeitraum.
Wie übermittle ich eine XRechnung an eine Kommune?
Die Übermittlung erfolgt in der Regel über zentrale Plattformen wie das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) für Bundesbehörden oder das OZG-RE für Landesbehörden. Alternativ ist auch der Versand über PEPPOL möglich, sofern die Kommune diesen Kanal unterstützt.
Was ist die Leitweg-ID und warum ist sie wichtig?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die zur korrekten Zuordnung Ihrer Rechnung innerhalb der kommunalen Verwaltung dient. Ohne diese ID wird Ihre Rechnung nicht verarbeitet.
Welche Software kann XRechnungen erstellen?
Es gibt zahlreiche Tools, die XRechnungen erstellen können, darunter ERP-Systeme wie SAP, Cloud-Lösungen wie DATEV oder spezialisierte Anbieter wie Easybill. Wichtig ist, dass die Software den EN 16931-Standard unterstützt.
Wie prüfe ich, ob meine XRechnung valide ist?
Nutzen Sie Validierungstools wie den XRechnung Validator des KoSIT oder integrierte Prüfmechanismen in Ihrer Rechnungssoftware. Diese prüfen, ob Ihre Datei den technischen Anforderungen entspricht.

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