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XRechnung an Kommunen senden: Technischer Leitfaden
Für Rechnungen an Kommunen gelten die Regeln des jeweiligen Bundeslandes; die Länder setzen die E-Rechnung in eigener Zuständigkeit um. Öffentliche Auftraggeber müssen E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 annehmen, und die XRechnung ist der dafür in Deutschland entwickelte Standard. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie XRechnungen erstellen und übermitteln.
Die XRechnung basiert auf dem EN 16931-Standard und definiert ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Welche Eingangsplattform eine Kommune nutzt, regelt das Land; fragen Sie den Auftraggeber nach Plattform, Übertragungsweg und Leitweg-ID. Die Plattformen prüfen eingehende Rechnungen technisch. Eine XRechnung muss zwingend Kernfelder wie Leitweg-ID, Rechnungsnummer, Lieferantendaten und Steuerbeträge enthalten. Übertragungswege umfassen PEPPOL, E-Mail oder Webportale, abhängig von der Plattform der jeweiligen Kommune.
Häufige Fragen
Welche Daten sind in einer XRechnung zwingend erforderlich?
Zu den Pflichtfeldern gehören u.a. die Leitweg-ID des Empfängers, die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag, die Steuersätze, die Bankverbindung des Lieferanten sowie das Lieferdatum oder der Leistungszeitraum.
Wie übermittle ich eine XRechnung an eine Kommune?
Über die Eingangsplattform, die Ihr Auftraggeber nennt. Rechnungen an Bundesbehörden gehen seit der Abschaltung des Zentralen Rechnungseingangsportals (ZRE) im September 2025 an die OZG-RE, per Weberfassung, Upload, Peppol oder E-Mail; Länder und Kommunen regeln ihre Plattformen selbst.
Was ist die Leitweg-ID und warum ist sie wichtig?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die zur korrekten Zuordnung Ihrer Rechnung innerhalb der kommunalen Verwaltung dient. Ohne diese ID wird Ihre Rechnung nicht verarbeitet.
Welche Software kann XRechnungen erstellen?
XRechnungen lassen sich mit vielen ERP-Systemen, Buchhaltungsprogrammen und spezialisierten Diensten erstellen. Wichtig ist, dass die Software die aktuelle XRechnung-Version erzeugt, die Leitweg-ID (BT-10) aufnimmt und die Datei vor dem Versand gegen die XRechnung-Validierungsregeln prüft.
Wie prüfe ich, ob meine XRechnung valide ist?
Nutzen Sie Validierungstools wie den XRechnung Validator des KoSIT oder integrierte Prüfmechanismen in Ihrer Rechnungssoftware. Diese prüfen, ob Ihre Datei den technischen Anforderungen entspricht.
Quellen
- e-rechnung-bund.de/e-rechnung/umsetzung-der-e-rechnung-in-den-bundeslaendern (öffnet in einem neuen Tab)
- e-rechnung-bund.de/en/successful-platform-consolidation (öffnet in einem neuen Tab)
- e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale (öffnet in einem neuen Tab)
- xeinkauf.de/xrechnung/faq (öffnet in einem neuen Tab)
- github.com/itplr-kosit/validator (öffnet in einem neuen Tab)
- github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung (öffnet in einem neuen Tab)
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