ZUGFeRD vs. XRechnung: Unterschiede und passende Einsatzbereiche

ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich

Beide Formate bilden die Rechnungsdaten nach dem einheitlichen Datenmodell der EN 16931 ab. Sie unterscheiden sich in der Verpackung, in der Syntax der XML und im typischen Empfänger. Die Tabelle stellt die wichtigsten Merkmale gegenüber.

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ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei

Bei ZUGFeRD zeigt das PDF die Rechnung wie gewohnt an und bleibt auch ohne spezielle Software lesbar; die XML enthält die Rechnungsdaten strukturiert, sodass Buchhaltungssoftware sie ohne manuelle Eingabe übernehmen kann. Die eingebettete Datei heißt factur-x.xml, bei ZUGFeRD 2.0 zugferd-invoice.xml und im Profil XRECHNUNG xrechnung.xml.

Wie viele Daten die XML enthält, legt das Profil fest. Laut Bundesfinanzministerium erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL; die Profile BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG kommen damit in Frage. Eine reine PDF-Rechnung ohne XML ist keine E-Rechnung.

• BASIC: für einfache Rechnungen, bildet nur eine Teilmenge der EN 16931 ab
• EN 16931 (COMFORT): entspricht vollständig der EN 16931 und ist für standardisierte B2B-Rechnungen konzipiert
• EXTENDED: erweitert die EN 16931, etwa für Rechnungen mit mehreren Lieferungen oder zusätzlichen Angaben auf Positionsebene
• XRECHNUNG (seit ZUGFeRD 2.1): eine XRechnung in der CII-Syntax, eingebettet in das PDF
• MINIMUM und BASIC WL: enthalten eine XML, gelten aber nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes

XRechnung: reines XML für öffentliche Auftraggeber

Die XRechnung ist die deutsche Spezifikation der EN 16931 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie besteht nur aus XML in der UBL- oder der CII-Syntax; XRechnung 3.0 verwendet UBL 2.1 und UN/CEFACT CII D16B. Lesbar wird sie für Menschen erst über einen Viewer oder die Anzeige im ERP-System.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt die EU-Richtlinie 2014/55/EU zum öffentlichen Beschaffungswesen; welche Formate angenommen werden, variiert je nach Bundesland und Auftraggeber. Zu den Kernfeldern gehört die Leitweg-ID des Empfängers. Übermittelt wird über die Rechnungseingangsplattform des Auftraggebers. Beim Bund ist das seit der Abschaltung des Zentralen Rechnungseingangsportals (ZRE) im September 2025 die OZG-RE, die laut E-Rechnung-Bund auch derzeit fünf Bundesländer nutzen; sie nimmt Rechnungen per Weberfassung, Upload, Peppol oder E-Mail an. Die Länder setzen die E-Rechnung in eigener Zuständigkeit um.

Leitweg-ID und Behörden: Kann ZUGFeRD die XRechnung ersetzen?

Für Rechnungen an Behörden gibt es seit ZUGFeRD 2.1 das Profil XRECHNUNG. Die eingebettete XML entspricht dann einer XRechnung in der CII-Syntax und trägt die Leitweg-ID im Feld ram:BuyerReference (BT-10). Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt und dient der korrekten Zuordnung der Rechnung; nach EN 16931 ist das Feld optional, bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wird es gebraucht.

Ob eine Behörde eine ZUGFeRD-Datei im Profil XRECHNUNG annimmt, regelt die jeweilige Rechnungseingangsplattform. Fragen Sie im Zweifel Ihren Auftraggeber oder senden Sie reines XRechnung-XML.

Factur-X: das französische Gegenstück zu ZUGFeRD

Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD. ZUGFeRD 2.0 wurde gemeinsam mit Factur-X 1.0 entwickelt; seit ZUGFeRD 2.1 sind beide Spezifikationen technisch identisch, einschließlich des Dateinamens factur-x.xml. Beide verwenden dieselbe CII-Syntax und dieselben Profile MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED; nur das Profil XRECHNUNG gibt es ausschließlich in ZUGFeRD. Aktuell ist laut FeRD ZUGFeRD 2.5.2 vom August 2026, das Factur-X 1.09.2 entspricht. ZUGFeRD 2.4 vom Dezember 2025 entspricht Factur-X 1.08.

Der Unterschied liegt vor allem im Namen: Factur-X wird in Frankreich verwendet, ZUGFeRD vor allem im deutschsprachigen Raum. Für den Vergleich mit der XRechnung gilt deshalb dasselbe wie für ZUGFeRD: Factur-X ist hybrid aus PDF/A-3 und CII-XML, die XRechnung ist reines XML.

ZUGFeRD-Bereit erzeugt ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08 im Profil EN 16931: ein PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml in der CII-Syntax. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD laut Bundesfinanzministerium ab Version 2.0.1, also auch diese Version.

Unterschied zwischen ZUGFeRD 1.0 und 2.0

ZUGFeRD 2.0 setzt mit dem Profil EN 16931 die europäische Norm um; ältere Versionen wie ZUGFeRD 1.0 entsprechen nicht der EN 16931. Die wichtigsten Unterschiede und die Versionen danach:

• ZUGFeRD 1.0: drei Profile auf einer älteren Fassung der CII-Syntax, nicht konform zur EN 16931
• ZUGFeRD 2.0: fünf Profile (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED) auf der CII-Version D16B, auf der auch die EN 16931 aufsetzt; gemeinsam mit Factur-X 1.0 entwickelt, die eingebettete Datei heißt zugferd-invoice.xml
• ZUGFeRD 2.1: Das Profil XRECHNUNG kommt hinzu; ZUGFeRD und Factur-X sind technisch identisch, die eingebettete Datei heißt factur-x.xml
• ZUGFeRD 2.4 (Dezember 2025, in Kraft seit 15. Januar 2026): entspricht Factur-X 1.08
• ZUGFeRD 2.5 (Juni 2026, Factur-X 1.09) und das Korrigendum ZUGFeRD 2.5.2 (August 2026, Factur-X 1.09.2, gültig ab 1. September 2026): laut FeRD die aktuelle Version
• Als E-Rechnung in Deutschland gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL

Wer nutzt ZUGFeRD, wer XRechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, etwa Lieferantenrechnungen im Format ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 2028 alle B2B-Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

ZUGFeRD nutzen vor allem Unternehmen im B2B-Austausch, auch kleine Betriebe, Freiberufler, Handwerk und Gastronomie: Die Rechnung sieht aus wie ein normales PDF, kann per E-Mail verschickt werden und ist zugleich maschinenlesbar. Auf der Empfängerseite übernehmen Buchhaltungsprogramme die XML-Daten; DATEV Unternehmen online akzeptiert sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.

Die XRechnung nutzen vor allem Lieferanten öffentlicher Auftraggeber, von Bundesbehörden über Landesbehörden bis zu Kommunen. Viele ERP- und Buchhaltungssysteme unterstützen beide Formate, sodass Sie je nach Empfänger das passende erzeugen können.

Entscheidungshilfe: Welches Format brauchen Sie?

Entscheidend ist, an wen die Rechnung geht und welche Vorgaben der Empfänger macht:

• Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland (B2B): ZUGFeRD im Profil EN 16931 (COMFORT); für komplexe Rechnungen mit mehreren Lieferungen oder zusätzlichen Angaben auf Positionsebene das Profil EXTENDED.
• Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber (B2G): die XRechnung, oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG mit Leitweg-ID, wenn die Rechnungseingangsplattform es annimmt.
• Rechnung an einen Kunden in Frankreich: Factur-X, technisch identisch mit ZUGFeRD ab Version 2.1.
• Der Empfänger gibt ein Format vor: Nutzen Sie dieses Format; ZUGFeRD und XRechnung lassen sich parallel einsetzen.
• Nicht geeignet: reine PDF-Rechnungen ohne XML sowie die Profile MINIMUM und BASIC WL, denn sie gelten nicht als E-Rechnung.