ZUGFeRD Ratgeber
ZUGFeRD vs. XRechnung — Unterschiede und wann welches Format
ZUGFeRD und XRechnung basieren beide auf EN 16931, unterscheiden sich aber fundamental: ZUGFeRD ist PDF + XML, XRechnung ist nur XML. Welches Format Sie brauchen, hängt von Ihrem Empfänger ab — hier die klare Entscheidungshilfe.
ZUGFeRD (ab v2.0.1) ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem CII-XML. Der Mensch liest das PDF, die Maschine das XML. XRechnung ist reines XML (CII oder UBL) ohne visuelle Darstellung — ein Viewer oder ERP muss es darstellen. Technisch kann ZUGFeRD Profil XRechnung = XRechnung in PDF verpackt sein. Für öffentliche Auftraggeber (B2G) ist XRechnung Pflicht. Für B2B reicht ZUGFeRD. Die Validierung erfolgt bei beiden gegen die EN-16931-Regeln plus die deutsche CIUS (BR-DE-1 bis BR-DE-26).
Häufige Fragen
Kann ich ZUGFeRD statt XRechnung an öffentliche Auftraggeber senden?
Ja, wenn Sie das Profil XRechnung wählen (= ZUGFeRD mit Leitweg-ID). Die meisten öffentlichen Portale akzeptieren das. Im Zweifel fragen Sie Ihren Auftraggeber.
Was ist einfacher für kleine Unternehmen?
ZUGFeRD. Es sieht aus wie ein normales PDF und kann per E-Mail verschickt werden. Der Empfänger kann es einfach öffnen und lesen — auch ohne spezielle Software.
Können beide Formate in DATEV importiert werden?
Ja. DATEV Unternehmen online akzeptiert sowohl ZUGFeRD (PDF + XML) als auch XRechnung (reines XML). Die Buchungsdaten werden automatisch ausgelesen.
Welches Format empfehlen Sie?
Für B2B: ZUGFeRD Profil Comfort. Für B2G (öffentliche Auftraggeber): ZUGFeRD Profil XRechnung oder reines XRechnung-XML. Mit ZUGFeRD sind Sie in beiden Fällen auf der sicheren Seite.
Gibt es Qualitätsunterschiede beim XML?
Nein. Beide verwenden denselben CII-Standard (Cross Industry Invoice). Der Inhalt ist identisch — nur die Verpackung unterscheidet sich (PDF-Einbettung vs. reines XML).
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