ZUGFeRD Ratgeber
ZUGFeRD Pflichtfelder gemäß EN 16931
Die EN 16931 definiert die EU-weiten Anforderungen an elektronische Rechnungen. ZUGFeRD setzt diese Vorgaben um und stellt Pflichtfelder bereit, die für die Konformität entscheidend sind. Hier erfahren Sie, welche Pflichtangaben erfüllt sein müssen.
Zu den Pflichtfeldern in ZUGFeRD nach EN 16931 gehören u.a. die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, Informationen zu Lieferant und Kunde, sowie Netto-Beträge und Steuersätze. Zudem müssen bestimmte technische Felder im XML-Teil enthalten sein, wie der Dokumenttyp in ram:TypeCode (BT-3) und mindestens eine Steueraufschlüsselung in ram:ApplicableTradeTax (BG-23). Der Steuergesamtbetrag ram:TaxTotalAmount (BT-110) ist dagegen mit der Kardinalität 0..1 nicht verpflichtend. Unvollständige Pflichtangaben können die Verarbeitung durch ERP- und Buchhaltungssysteme blockieren.
Pflichtfelder im Überblick
Die Tabelle zeigt zentrale Pflichtfelder der EN 16931 mit ihrer Kennung und dem Element in der CII-Syntax, die das Profil EN 16931 von ZUGFeRD verwendet. Die Pfade mit ram:ApplicableHeaderTradeAgreement und ram:ApplicableHeaderTradeSettlement liegen unter rsm:SupplyChainTradeTransaction. Die vollständige Liste enthält die EN 16931-1.
| Angabe | Kennung | CII-Element |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | BT-1 | rsm:ExchangedDocument/ram:ID |
| Rechnungsdatum | BT-2 | rsm:ExchangedDocument/ram:IssueDateTime/udt:DateTimeString |
| Dokumenttyp | BT-3 | rsm:ExchangedDocument/ram:TypeCode |
| Währung | BT-5 | ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:InvoiceCurrencyCode |
| Verkäufer | BG-4 | ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty |
| Käufer | BG-7 | ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty |
| Steueraufschlüsselung (mindestens einmal) | BG-23 | ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:ApplicableTradeTax |
| Summen | BG-22 | ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation |
Bedingte und optionale Felder
- Manche Angaben wie Zahlungsbedingungen oder die USt-IdNr. sind bedingte Pflichtfelder, die nur in bestimmten Konstellationen gefordert werden.
- Die Leitweg-ID (BT-10, ram:BuyerReference) ist nach EN 16931 optional, wird aber bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gebraucht.
- Der Steuergesamtbetrag ram:TaxTotalAmount (BT-110) ist mit der Kardinalität 0..1 nicht verpflichtend.
Pflichtangaben auf der Rechnung
Inhaltlich gehören zu einer ZUGFeRD-Rechnung u. a. der vollständige Name und die Adresse von Rechnungssteller und Empfänger, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Lieferdatum, die USt-IdNr. oder Steuernummer des Rechnungsstellers, die Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, die Steuersätze sowie die Netto- und Bruttobeträge. Achten Sie bei Ihrer Software darauf, dass sie Rechnungen im Profil EN 16931 erzeugt, ein gültiges PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei erstellt, die Datei vor dem Versand validiert und eine Archivierung nach GoBD ermöglicht.
Häufige Fragen
Welche Pflichtfelder sind in ZUGFeRD erforderlich?
Zu den Pflichtfeldern gehören unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantendaten (Name, Adresse, Steuernummer), Kundendaten, Nettobeträge, Steuersätze und Gesamtsummen. Zusätzlich müssen technische XML-Felder wie ram:TypeCode (BT-3) und die Steueraufschlüsselung ram:ApplicableTradeTax (BG-23, mindestens einmal) korrekt ausgefüllt werden.
Was passiert, wenn Pflichtfelder fehlen?
Fehlende Pflichtfelder führen dazu, dass die Rechnung nicht den Anforderungen der EN 16931 entspricht. Dies kann automatisierte Prozesse in Buchhaltungssystemen stoppen und die Akzeptanz durch den Empfänger verhindern.
Wie prüfe ich, ob meine ZUGFeRD-Rechnung konform ist?
Prüfen Sie die XML-Datei gegen das EN-16931-Schematron und das PDF/A-3 mit veraPDF, etwa mit Open-Source-Validatoren wie Mustang. Diese prüfen die Datei gegen die Vorgaben der EN 16931 und geben detaillierte Fehlerberichte aus.
Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich wählen?
Das hängt von den Anforderungen des Empfängers ab. BASIC eignet sich für einfache Rechnungen, EN 16931 (COMFORT) für die meisten Geschäftsvorfälle und EXTENDED für komplexe Anforderungen. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Welche Version von ZUGFeRD unterstützt EN 16931?
Die Versionen ZUGFeRD 2.0 und höher sind mit der EN 16931 kompatibel. Insbesondere das Profil 'EN 16931' ist speziell für diese Anforderungen ausgelegt; aktuell ist laut FeRD ZUGFeRD 2.5.2 (August 2026).
Ist Factur-X identisch mit ZUGFeRD?
Factur-X und ZUGFeRD basieren auf denselben technischen Spezifikationen; seit ZUGFeRD 2.1 sind sie technisch identisch. Der Unterschied liegt primär im Branding: ZUGFeRD wird in Deutschland verwendet, während Factur-X in Frankreich und anderen Ländern etabliert ist.
Quellen
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