ZUGFeRD Ratgeber

ZUGFeRD-Rechnung validieren und EN 16931 prüfen

Die Validierung einer ZUGFeRD-Rechnung prüft, ob die XML-Daten korrekt eingebettet sind und der Norm EN 16931 entsprechen. Sie prüft die technische Konformität und sichert eine reibungslose Verarbeitung; für die inhaltliche und steuerliche Richtigkeit der Rechnung bleibt der Rechnungssteller verantwortlich. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ZUGFeRD-Rechnungen Schritt für Schritt validieren.

ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einem hybriden Format aus PDF und XML-Daten. Die XML-Daten müssen nach der ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Spezifikation aufgebaut sein, einschließlich aller Pflichtfelder nach EN 16931. Die Validierung der XML erfolgt in zwei Stufen: gegen das XSD-Schema der CII-Syntax und gegen die Schematron-Regeln der EN 16931. Zusätzlich sollte geprüft werden, ob die PDF/A-3-Kompatibilität eingehalten wird, da das PDF die XML-Datei integriert. Für die XML-Prüfung eignet sich ein Validator mit den Schematron-Regeln der EN 16931, für die PDF/A-3-Prüfung etwa das Open-Source-Werkzeug veraPDF.

Was die Validierung prüft

XSD-Schema: ob die XML formal richtig aufgebaut ist; ein XML-Parser wie Xerces prüft nur diese Stufe.
Schematron-Regeln der EN 16931: Struktur, Pflichtfelder und Rechenregeln der XML-Daten.
PDF/A-3: ob das PDF ein gültiges PDF/A-3 mit eingebetteter XML ist, etwa mit veraPDF; dazu gehört, dass alle Schriften eingebettet sind.

Schritt für Schritt validieren

Extrahieren Sie die XML-Datei aus dem PDF/A-3-Dokument.
Prüfen Sie sie gegen das XSD-Schema und die Schematron-Regeln der EN 16931, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang; für eigene Schematron-Prüfungen eignen sich Bibliotheken wie Saxon.
Prüfen Sie das PDF/A-3 mit veraPDF.
Klären Sie vorab, welche ZUGFeRD-Profilstufe (z. B. BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED) Ihr Geschäftspartner verwendet, da sie die Anforderungen an die Datenstruktur beeinflusst.
Korrigieren Sie gemeldete Fehler in den XML-Daten und prüfen Sie erneut; bei wiederholten Problemen kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter.

Typische Validierungsfehler

Eine fehlende oder fehlerhafte XML-Datei
Eine PDF-Datei, die nicht PDF/A-3-konform ist
Fehlende Pflichtfelder wie die Rechnungsnummer (BT-1), das Rechnungsdatum (BT-2) oder der Gesamtbetrag
Falsch formatierte Beträge oder Unstimmigkeiten bei Steuersätzen und Steuercodes

Häufige Fragen

Wie überprüfe ich die XML-Daten einer ZUGFeRD-Rechnung?

Die XML-Daten werden mit einem Validator geprüft. Extrahieren Sie die XML-Datei aus dem PDF/A-3-Dokument und validieren Sie sie gegen das XSD-Schema und die Schematron-Regeln der EN 16931, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang.

Was ist EN 16931 und warum ist sie wichtig?

EN 16931 ist der europäische Standard für die elektronische Rechnungsstellung. Er legt fest, welche Daten eine elektronische Rechnung enthalten muss, damit sie interoperabel verarbeitet werden kann. ZUGFeRD und Factur-X basieren auf diesen Anforderungen; die Konformitätsprüfung zeigt, ob eine Rechnung technisch der Norm entspricht.

Welche Tools kann ich für die Validierung nutzen?

Für die XML-Prüfung eignen sich Validatoren mit den Schematron-Regeln der EN 16931, etwa das Open-Source-Projekt Mustang, oder Bibliotheken wie Saxon für eigene Schematron-Prüfungen; das PDF/A-3 prüfen Sie mit veraPDF. Kommerzielle Lösungen bieten oft zusätzliche Funktionen wie eine Benutzeroberfläche oder Batch-Verarbeitung.

Gibt es kostenlose Tools zur Validierung?

Ja. Das Open-Source-Projekt Mustang prüft die XML-Datei gegen das EN-16931-Schematron, veraPDF ist ein freier Validator für PDF/A-3. Beide decken die grundlegenden Prüfungen der EN-16931-Konformität ab.

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen mit Excel validieren?

Excel allein reicht nicht aus, da für die Validierung ein XML-Schema-Validator benötigt wird. Sie können jedoch XML-Daten in Excel importieren, um bestimmte Werte manuell zu prüfen. Für die vollständige Validierung sind spezialisierte Tools erforderlich.

Was passiert, wenn eine ZUGFeRD-Rechnung nicht valide ist?

Dann entspricht sie nicht den Vorgaben der EN 16931 oder des gewählten Profils. Das kann dazu führen, dass Empfänger oder automatisierte Buchungssysteme sie ablehnen. Eine Korrektur der XML-Daten oder der Einbettung im PDF/A-3-Dokument ist in solchen Fällen notwendig.

Sind ZUGFeRD und Factur-X dasselbe?

Technisch ja: Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide Spezifikationen identisch, nur das Profil XRECHNUNG gibt es ausschließlich in ZUGFeRD. In Deutschland wird das Format als ZUGFeRD, in Frankreich als Factur-X bezeichnet. Beide basieren auf der Norm EN 16931.

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