ZUGFeRD Ratgeber

ZUGFeRD-Rechnung erstellt, XML-Datei nicht sichtbar?

Sie haben eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt oder erhalten, sehen aber keine XML-Datei? Die XML ist nicht Teil der sichtbaren Rechnungsseite, sondern als Anhang in das PDF/A-3 eingebettet. Hier erfahren Sie, wie Sie die factur-x.xml finden, anzeigen, extrahieren und gegen die EN 16931 prüfen.

Die ZUGFeRD-XML-Datei wird im PDF-Container gemäß PDF/A-3-Standard eingebettet. Sichtbar wird sie in einem PDF-Viewer, der Dateianhänge anzeigen kann, in der Ansicht 'Anhänge' oder 'Attachments'. Erscheint dort keine Datei mit dem Namen 'factur-x.xml', wurde die XML möglicherweise nicht korrekt eingebettet oder die Rechnung entspricht nicht dem ZUGFeRD-Standard.

Die eingebettete XML finden

Öffnen Sie die PDF in einem Viewer, der Dateianhänge anzeigen kann, etwa Adobe Acrobat.
Wechseln Sie in die Ansicht 'Anhänge' (Attachments).
Suchen Sie die eingebettete XML: Sie heißt factur-x.xml, bei ZUGFeRD 2.0 zugferd-invoice.xml und im Profil XRECHNUNG xrechnung.xml.
Alle ZUGFeRD-2.x-Profile enthalten eine XML-Datei; nur die Detailtiefe der Daten unterscheidet sich je nach Profil.

XML anzeigen und extrahieren

Adobe Acrobat führt die XML-Datei unter „Anhänge“ (Menü > Anzeigen > Ein-/Ausblenden > Seitenbereiche > Anhänge) und öffnet sie mit „Anlage öffnen“; die Rechnungsdaten stellt Acrobat damit nicht als Rechnung dar und prüft sie nicht. Lesbar zeigt sie ein Viewer für E-Rechnungen, für XRechnungen etwa der E-Rechnungs-Viewer auf elster.de, den das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ nennt. Alternativ lesen Programmbibliotheken wie Apache PDFBox oder das kostenlose Werkzeug iText RUPS die eingebettete Datei aus.

Öffnen Sie die PDF dagegen direkt in einem Texteditor, ist die XML meist nicht lesbar, weil eingebettete Dateien im PDF in der Regel komprimiert gespeichert werden. Die extrahierte XML können Sie in einem Texteditor öffnen: Das verwendete Profil steht im Element ExchangedDocumentContext.

Die XML gegen EN 16931 prüfen

Ob die XML-Daten der EN 16931 und dem gewählten Profil entsprechen, zeigt eine Prüfung gegen das EN-16931-Schematron; das PDF/A-3 prüfen Sie mit veraPDF, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang. Die Schematron-Regeln prüfen Struktur, Pflichtfelder und Rechenregeln der XML-Daten.

Bearbeiten Sie eine eingebettete XML nicht von Hand: Manuelle Änderungen führen leicht zu Validierungsfehlern. Korrigieren Sie die Daten stattdessen in der Software, mit der die Rechnung erstellt wurde, und erzeugen Sie die Datei neu.

Warum die XML fehlen kann

Die Rechnung wurde nicht im ZUGFeRD-Format erstellt, oder die Rechnungssoftware hat die XML beim Export nicht eingebettet.
In der Software ist das ZUGFeRD-Profil oder die Exportoption nicht richtig eingestellt.
Das PDF ist beschädigt, oder die XML entspricht nicht den Factur-X-Spezifikationen.

Häufige Fragen

Wie kann ich prüfen, ob die XML-Datei eingebettet ist?

Öffnen Sie das PDF in einem PDF-Viewer wie Adobe Acrobat. Unter 'Anhänge' sollte eine Datei mit dem Namen 'factur-x.xml' sichtbar sein.

Kann ich die XML-Datei separat extrahieren?

Ja. Adobe Acrobat führt die XML unter „Anhänge“ (Menü > Anzeigen > Ein-/Ausblenden > Seitenbereiche > Anhänge) und öffnet sie mit „Anlage öffnen“; eine Darstellung oder Prüfung der Rechnungsdaten beschreibt Adobe dafür nicht. Alternativ können Tools wie Apache PDFBox oder iText RUPS genutzt werden, um die eingebettete XML zu extrahieren.

Warum ist keine XML-Datei in meiner ZUGFeRD-Rechnung?

Dies kann auf einen Fehler in der Rechnungssoftware hinweisen oder darauf, dass die Rechnung nicht im ZUGFeRD-Format erstellt wurde. Prüfen Sie in den Einstellungen Ihrer Software, ob das ZUGFeRD-Profil (z. B. BASIC oder EN 16931) gewählt ist und die XML-Datei beim Export eingebettet wird.

Welcher PDF-Standard wird für ZUGFeRD-Rechnungen benötigt?

ZUGFeRD-Rechnungen basieren auf dem PDF/A-3-Standard, der die Einbettung von Dateien wie XML ermöglicht.

Wie erkenne ich, welches ZUGFeRD-Profil verwendet wurde?

Die Profilstufe ist in der XML-Datei selbst angegeben. Öffnen Sie die XML mit einem Texteditor und suchen Sie nach dem Tag '<ExchangedDocumentContext>' – dort finden Sie die Profilinformationen.

Kann ich die XML-Datei manuell bearbeiten?

Technisch ist das möglich, aber nicht empfohlen, da manuelle Änderungen leicht zu Validierungsfehlern führen. Korrigieren Sie Fehler stattdessen in der Software, die die Rechnung erzeugt.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung ohne XML verwenden?

Ohne XML ist das Dokument nur ein PDF und nicht maschinenlesbar. Eine reine PDF-Rechnung ohne XML ist keine E-Rechnung.

Quellen

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