ZUGFeRD Ratgeber
ZUGFeRD-Format öffnen: So geht's
ZUGFeRD-Dateien kombinieren strukturierte Rechnungsdaten und ein visuelles PDF in einem Dokument. Doch nicht jede Software kann sie direkt öffnen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie ZUGFeRD-Daten korrekt anzeigen und verarbeiten können.
ZUGFeRD-Dateien basieren auf dem PDF/A-3-Standard und enthalten eingebettete XML-Daten, die maschinenlesbar sind. Um eine solche Datei zu öffnen, genügt ein PDF-Programm, das Dateianhänge anzeigt: Adobe Acrobat führt die XML unter „Anhänge“ und öffnet sie mit „Anlage öffnen“, eine Darstellung oder Prüfung der Rechnungsdaten beschreibt Adobe dafür nicht. Lesbar stellen die XML Viewer für E-Rechnungen dar, für XRechnungen etwa der E-Rechnungs-Viewer der Steuerverwaltung auf elster.de, den das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ nennt. Für die Bearbeitung der Rechnungsdaten empfiehlt sich Software, die den Standard EN 16931 unterstützt, z. B. ERP- oder Buchhaltungssysteme. Achten Sie darauf, dass die verwendete Software die ZUGFeRD-Version der Datei unterstützt; als E-Rechnung gilt ZUGFeRD laut Bundesfinanzministerium ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL.
Häufige Fragen
Was ist eine ZUGFeRD-Datei?
Eine ZUGFeRD-Datei ist ein hybrides Dokument, das ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Es dient der standardisierten elektronischen Rechnungsstellung gemäß EN 16931.
Welche Software kann ZUGFeRD-Dateien öffnen?
Die PDF öffnen Sie mit jedem PDF-Programm; in Adobe Acrobat finden Sie die eingebettete XML unter „Anhänge“ und öffnen sie mit „Anlage öffnen“. Lesbar dargestellt werden die Rechnungsdaten erst von einem Viewer für E-Rechnungen, für XRechnungen etwa vom E-Rechnungs-Viewer auf elster.de. Für die Verarbeitung der XML-Daten sind ERP-Systeme oder Buchhaltungssoftware mit ZUGFeRD-Unterstützung erforderlich.
Wie prüfe ich die ZUGFeRD-Version einer Datei?
Öffnen Sie die Datei in einem PDF-Reader und suchen Sie im Dateistandard nach Hinweisen auf ZUGFeRD 1.0, 2.0 oder später. Alternativ zeigen Prüfwerkzeuge für E-Rechnungen das Profil der eingebetteten XML direkt an.
Können ZUGFeRD-Dateien bearbeitet werden?
Das PDF-Dokument kann nachträglich bearbeitet werden, wenn es nicht schreibgeschützt ist. Die XML-Daten können mit geeigneten Tools angepasst werden, allerdings ist dies in der Praxis unüblich und sollte nur mit fundiertem Wissen erfolgen.
Ist ZUGFeRD mit Factur-X identisch?
Factur-X ist die Bezeichnung des Standards in Frankreich, während ZUGFeRD in Deutschland verwendet wird. Technisch basieren beide auf dem gleichen Format und sind miteinander kompatibel.
Quellen
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