ZUGFeRD Ratgeber
ZUGFeRD mit Word erstellen: So geht's
ZUGFeRD ermöglicht den Austausch von strukturierten Rechnungsdaten in PDF-Dokumenten. Doch wie erstellt man eine solche E-Rechnung mit Word? Dieser Guide zeigt, wie Sie Word-Dokumente in ein ZUGFeRD-konformes Format überführen.
Word allein erzeugt keine ZUGFeRD-Rechnung: Es speichert eine Rechnung auf Wunsch als PDF/A nach ISO 19005-1 (PDF/A-1), erzeugt aber keine Rechnungs-XML und bettet keine ein. Sie können jedoch ein Word-Dokument als PDF speichern und anschließend mit einem ZUGFeRD-Generator die XML-Daten erzeugen und einbetten lassen; ZUGFeRD-Bereit liest dazu die Angaben aus dem hochgeladenen PDF aus. Alternativ nutzen Sie spezialisierte Software, die Word-Templates unterstützt und ZUGFeRD-konforme PDFs direkt exportieren kann.
Häufige Fragen
Kann ich ZUGFeRD direkt in Word erstellen?
Nein. Word speichert PDFs, auch PDF/A-1, erzeugt aber keine XML nach EN 16931 und bettet keine in die PDF ein. Sie benötigen ein zusätzliches Tool, um die XML-Daten in ein PDF einzubetten.
Welche Tools kann ich für die Konvertierung nutzen?
Sie benötigen ein Werkzeug, das aus den Rechnungsdaten die XML nach EN 16931 erzeugt und in ein PDF/A-3 einbettet, etwa einen Online-Generator, ein Rechnungsprogramm oder eine Programmbibliothek. Achten Sie darauf, dass die Software Rechnungen im Profil EN 16931 erzeugt, ein gültiges PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei erstellt, die Datei vor dem Versand validiert und eine Archivierung nach GoBD ermöglicht.
Kann ich bestehende Word-Rechnungen verwenden?
Ja, Sie können Ihre bestehende Rechnung in Word erstellen, als PDF exportieren und anschließend mit einem XML-Generator das ZUGFeRD-Format ergänzen.
Welche ZUGFeRD-Profile werden unterstützt?
Je nach Tool können unterschiedliche Profile wie BASIC, EN 16931 (COMFORT) oder EXTENDED unterstützt werden. Prüfen Sie die Tool-Dokumentation für Details.
Gibt es Open-Source-Lösungen für ZUGFeRD?
Ja, für Entwickler gibt es Open-Source-Programmbibliotheken zum Erzeugen von ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien. Sie setzen Programmierkenntnisse voraus; prüfen Sie das Ergebnis immer mit einem Validator.
Quellen
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