ZUGFeRD Ratgeber
ZUGFeRD Rechnung erstellen mit Excel
ZUGFeRD kombiniert klassische PDF-Dokumente mit strukturierten XML-Daten und ermöglicht so einen reibungslosen Datenaustausch. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Excel eine ZUGFeRD-kompatible Rechnung erstellen können. Ideal für KMUs und Selbstständige, die keine teure Software nutzen möchten.
Excel allein erstellt keine ZUGFeRD-Rechnung: Es speichert XML als „XML-Daten“ über eine selbst angelegte XML-Zuordnung oder im Format „XML Spreadsheet 2003“, aber keine Rechnungs-XML nach EN 16931, und seine PDF/A-Ausgabe ist PDF/A-1 nach ISO 19005-1, kein PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Sie können jedoch Ihre Rechnungsdaten in Excel vorbereiten und anschließend mit einem Konverter in das ZUGFeRD-Format umwandeln. ZUGFeRD-Bereit nimmt dafür XLSX-, XLS- und CSV-Dateien entgegen: einzelne Rechnungen per Datei-Upload, mehrere Rechnungen per Batch-Import mit ZIP-Download und Importprotokoll. Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihre Daten den Anforderungen der EN 16931 entsprechen, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD genau?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das PDF-Dokumente mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Es ermöglicht den Austausch strukturierter Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden.
Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen nur mit Excel erstellen?
Nein, Excel allein reicht nicht aus: Es erzeugt weder eine Rechnungs-XML nach EN 16931 noch eine PDF/A-3-Datei, in die diese eingebettet ist. Sie benötigen zusätzlich einen Konverter, der aus Ihren Daten die XML nach EN 16931 erzeugt und in ein PDF/A-3 einbettet.
Wie überprüfe ich, ob meine Rechnung den EN 16931-Standards entspricht?
Prüfen Sie die XML-Datei gegen das EN-16931-Schematron und das PDF/A-3 mit veraPDF, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang. Wenn Sie die Rechnung mit ZUGFeRD-Bereit erstellen, validiert der Generator die erzeugte Datei vor dem Download automatisch gegen EN 16931 (Schematron) und PDF/A-3 (veraPDF). Anderweitig erstellte Dateien prüfen Sie kostenlos und ohne Konto mit dem Werkzeug „E-Rechnung prüfen & anzeigen“ von ZUGFeRD-Bereit: Es prüft hochgeladene ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs sowie XML-Dateien (CII oder UBL) gegen das XML-Schema des angegebenen Profils, soweit verfügbar, gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 (bei Rechnungs-XML bis 5 MB) und bei einer PDF-Datei gegen PDF/A-3. Ob die Rechnung steuerlich und inhaltlich richtig ist, beurteilt diese Prüfung nicht.
Welche Excel-Daten müssen für ZUGFeRD bereitgestellt werden?
Sie benötigen alle relevanten Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Netto-/Bruttobeträge, Steuersätze, Käufer-/Verkäuferinformationen und Zahlungsbedingungen. Diese sollten in einem strukturierten Format (z. B. tabellarisch) vorliegen.
Gibt es kostenlose Tools zur ZUGFeRD-Konvertierung?
Für Entwickler gibt es Open-Source-Programmbibliotheken, die allerdings Programmierkenntnisse voraussetzen. Ohne Programmierung können Sie mit ZUGFeRD-Bereit im Gast-Test ohne Anmeldung bis zu 3 Rechnungen pro Monat kostenlos erstellen; mit kostenlosem Konto sind es 5 pro Monat.
Quellen
- support.microsoft.com/en-us/office/export-xml-data-0b21f51b-56d6-48f0-83d9-a89637cd4360 (öffnet in einem neuen Tab)
- mustangproject.org/commandline (öffnet in einem neuen Tab)
- verapdf.org (öffnet in einem neuen Tab)
- support.microsoft.com/en-us/office/file-formats-that-are-supported-in-excel-0943ff2c-6014-4e8d-aaea-b83d51d46247 (öffnet in einem neuen Tab)
- learn.microsoft.com/en-us/archive/blogs/officeinteroperability/microsoft-support-for-pdf (öffnet in einem neuen Tab)
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