ZUGFeRD Ratgeber
ZUGFeRD Testrechnung erstellen und prüfen
ZUGFeRD Testrechnungen sind essenziell, um E-Rechnungsprozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen den Standard EN 16931 erfüllen. In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie Testrechnungen erstellen, prüfen und mögliche Fehler beheben können.
Für die Erstellung einer ZUGFeRD Testrechnung benötigen Sie ein Tool, das den Standard unterstützt, z. B. ein ERP-System, ein Rechnungsprogramm oder einen Online-Generator. Beginnen Sie mit der Erzeugung einer XML-Datei im ZUGFeRD-Format, die mit einer PDF/A-3 Datei verknüpft wird. Prüfen Sie die Datei anschließend gegen das EN-16931-Schematron und das PDF/A-3 mit veraPDF, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang. Erstellen Sie die Testrechnung mit ZUGFeRD-Bereit, validiert der Generator die erzeugte Datei vor dem Download automatisch. Wichtig: Alle Pflichtangaben müssen korrekt sein; manche Angaben wie Zahlungsbedingungen oder die USt-IdNr. sind bedingte Pflichtfelder, die nur in bestimmten Konstellationen gefordert werden.
Häufige Fragen
Welche Tools gibt es zur Erstellung von ZUGFeRD Testrechnungen?
Testrechnungen erstellen Sie mit jedem Programm, das ZUGFeRD erzeugt, etwa ERP-Systemen, Rechnungsprogrammen oder Online-Generatoren. Achten Sie darauf, dass die Software Rechnungen im Profil EN 16931 erzeugt, ein gültiges PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei erstellt, die Datei vor dem Versand validiert und eine Archivierung nach GoBD ermöglicht. Mit ZUGFeRD-Bereit können Sie im Gast-Test ohne Anmeldung bis zu 3 Rechnungen pro Monat erstellen.
Wie prüfe ich meine ZUGFeRD Testrechnung?
Prüfen Sie die XML-Datei gegen das EN-16931-Schematron und das PDF/A-3 mit veraPDF, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang. Wenn Sie die Rechnung mit ZUGFeRD-Bereit erstellen, validiert der Generator die erzeugte Datei vor dem Download automatisch gegen EN 16931 (Schematron) und PDF/A-3 (veraPDF). Anderweitig erstellte Dateien prüfen Sie kostenlos und ohne Konto mit dem Werkzeug „E-Rechnung prüfen & anzeigen“ von ZUGFeRD-Bereit: Es prüft hochgeladene ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs sowie XML-Dateien (CII oder UBL) gegen das XML-Schema des angegebenen Profils, soweit verfügbar, gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 (bei Rechnungs-XML bis 5 MB) und bei einer PDF-Datei gegen PDF/A-3. Ob die Rechnung steuerlich und inhaltlich richtig ist, beurteilt diese Prüfung nicht. Prüfen Sie die Ergebnisse auf Abweichungen von der EN 16931 und den ZUGFeRD-Spezifikationen.
Was sind die häufigsten Fehler bei ZUGFeRD Rechnungen?
Typische Fehler umfassen fehlende Pflichtfelder (z. B. Rechnungsnummer oder Steueraufschlüsselung), inkorrekte XML-Struktur oder eine fehlerhafte Verknüpfung zwischen PDF/A-3 und XML-Datei. Tools wie XMLSpy helfen bei der Fehlersuche.
Welche ZUGFeRD-Profile sollte ich für Testrechnungen verwenden?
Für B2B-Rechnungen ist das Profil EN 16931 eine sichere Wahl; die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig die XRechnung; ob ZUGFeRD akzeptiert wird, regelt die jeweilige Rechnungseingangsplattform.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
ZUGFeRD und Factur-X basieren auf denselben technischen Spezifikationen und der EN 16931. Der Unterschied liegt primär in der Benennung: ZUGFeRD wird in Deutschland genutzt, während Factur-X in Frankreich und international verbreitet ist.
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