ZUGFeRD Ratgeber
ZUGFeRD Zahlungsbedingungen korrekt definieren
Das korrekte Setzen von Zahlungsbedingungen in ZUGFeRD-Dokumenten ist entscheidend, um rechtliche Vorgaben und Standards wie EN 16931 einzuhalten. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Elemente wie ram:SpecifiedTradePaymentTerms präzise und konform befüllen. Nutzen Sie diesen Guide, um Fehler zu vermeiden und Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren.
In ZUGFeRD (CII-Syntax) stehen die Zahlungsbedingungen im Element ram:SpecifiedTradePaymentTerms innerhalb von ram:ApplicableHeaderTradeSettlement. Der Text der Zahlungsbedingungen (BT-20) gehört in ram:Description, das Fälligkeitsdatum (BT-9) in ram:DueDateDateTime/udt:DateTimeString mit dem Attribut format="102", also im Format JJJJMMTT. Strukturierte Skonto-Elemente (ram:ApplicableTradePaymentDiscountTerms) sind nur im Profil EXTENDED vorgesehen; im Profil EN 16931 wird Skonto als Text in BT-20 angegeben, in Deutschland verbreitet in der aus der XRechnung bekannten Syntax: Jede Skonto-Angabe beginnt mit #SKONTO#, nennt Frist und Prozentsatz (Punkt als Dezimaltrennzeichen, zwei Nachkommastellen), optional einen Basisbetrag und endet mit # und einem Zeilenumbruch, z. B. #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.25#BASISBETRAG=357.93#. Achten Sie darauf, dass die XML-Struktur valide bleibt, um Fehler beim Import durch die Empfängersoftware zu vermeiden.
Häufige Fragen
Wie wird das Fälligkeitsdatum in ZUGFeRD hinterlegt?
Das Fälligkeitsdatum (BT-9) steht in ram:SpecifiedTradePaymentTerms/ram:DueDateDateTime. Es wird im Element udt:DateTimeString mit dem Attribut format="102" als JJJJMMTT angegeben, z. B. 20231231 für den 31.12.2023.
Wie setze ich Skontobedingungen in ZUGFeRD?
Im Profil EN 16931 gibt es kein eigenes Skonto-Element. Skonto wird als Text in den Zahlungsbedingungen angegeben (BT-20, ram:Description), in Deutschland verbreitet strukturiert als #SKONTO#TAGE=10#PROZENT=2.00#, optional mit BASISBETRAG= und jeweils abgeschlossen mit # und einem Zeilenumbruch. Das Profil EXTENDED bietet zusätzlich ram:ApplicableTradePaymentDiscountTerms mit Frist und Prozentsatz.
Was passiert, wenn Zahlungsbedingungen fehlen?
Fehlende oder falsche Zahlungsbedingungen können dazu führen, dass der Empfänger die Rechnung nicht maschinell auswerten oder verarbeiten kann. Dies kann Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung verursachen.
Sind Zahlungsbedingungen in allen ZUGFeRD-Profilen gleich?
Nein, die verfügbaren Elemente können je nach Profil variieren. Beispielsweise sind strukturierte Skontobedingungen (ram:ApplicableTradePaymentDiscountTerms) nur im Profil EXTENDED vorgesehen.
Wie teste ich die Konformität meiner Zahlungsbedingungen?
Nutzen Sie Validierungstools, die die Konformität Ihrer XML-Datei zur EN 16931 prüfen. Diese Tools erkennen fehlende oder fehlerhafte Angaben, einschließlich Zahlungsbedingungen.
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