ZUGFeRD Ratgeber

ZUGFeRD in sevDesk: E-Rechnungen erstellen und importieren

In sevDesk erstellen Sie E-Rechnungen als ZUGFeRD-Rechnung oder als XRechnung und erfassen eingehende E-Rechnungen als Beleg. Hier lesen Sie nach dem sevDesk-Hilfe-Center, wo Sie die E-Rechnung einschalten, wie Versand und Empfang funktionieren und wie Sie eine Datei vor dem Versand prüfen.

sevDesk erzeugt laut seinem Hilfe-Center E-Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung; Version und Profil nennt sevDesk nicht. Voraussetzung ist eine in den Unternehmenseinstellungen hinterlegte USt-IdNr. Eingeschaltet wird die E-Rechnung über den Schalter „E-Rechnung“ oben in der Rechnung, am Kontakt über „E-Rechnung Standard“ oder für alle Rechnungen in den Einstellungen unter System, Reiter Aufträge & Rechnungen („E-Rechnungs-Standard für alle Rechnungen verwenden“). Beim Versand per E-Mail geht die Rechnung im ZUGFeRD-Format hinaus, mit „Nur XML senden“ als XRechnung. Über die sevDesk-API lassen sich Rechnungen als E-Rechnung anlegen und ihre XML abrufen, laut sevDesk seit November 2024 in der Systemversion 2.0 und seit Dezember 2024 auch in der Systemversion 1.0.

ZUGFeRD-Rechnung in sevDesk erstellen und exportieren

Hinterlegen Sie Ihre USt-IdNr. in den Unternehmenseinstellungen; sevDesk setzt sie für E-Rechnungen voraus.
Schalten Sie oben in der Rechnung den Schalter „E-Rechnung“ ein, am Kontakt „E-Rechnung Standard“ oder für alle Rechnungen „E-Rechnungs-Standard für alle Rechnungen verwenden“ (Einstellungen > System > Aufträge & Rechnungen).
Versenden Sie die Rechnung per E-Mail im ZUGFeRD-Format oder mit „Nur XML senden“ als XRechnung.
Prüfen Sie die Datei vor dem Versand: die XML gegen das EN-16931-Schematron, das PDF/A-3 mit veraPDF, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang.

ZUGFeRD-Rechnungen in sevDesk importieren

Eingehende E-Rechnungen erfassen Sie unter Belege > Beleg erfassen. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung zeigt sevDesk die PDF an, bei einer XML-Datei eine Ansicht der strukturierten Rechnungsdaten; nach eigener Aussage hat sevDesk dabei die Validierungsanforderungen des Open-Source-Projekts Mustang umgesetzt. Welche Profile und Versionen sevDesk beim Empfang liest, dokumentiert der Hersteller nicht; Factur-X wird nicht eigens genannt.

Häufige Fragen

Was ist ZUGFeRD und warum ist es wichtig?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das PDF und XML kombiniert. Es ermöglicht sowohl den maschinellen Import als auch die visuelle Darstellung der Rechnung.

Welche ZUGFeRD-Profile unterstützt sevDesk?

sevDesk nennt in seiner Hilfe weder Profil noch Version, nur die Formate ZUGFeRD und XRechnung. Welches Profil eine erzeugte Datei hat, sehen Sie in der eingebetteten XML, zum Beispiel mit einem Prüfwerkzeug. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums nicht als E-Rechnung.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung in sevDesk?

Schalten Sie oben in der Rechnung den Schalter „E-Rechnung“ ein, am Kontakt „E-Rechnung Standard“ oder für alle Rechnungen „E-Rechnungs-Standard für alle Rechnungen verwenden“. Beim Versand per E-Mail erhält der Kunde die Rechnung im ZUGFeRD-Format, mit „Nur XML senden“ als XRechnung. Voraussetzung ist eine hinterlegte USt-IdNr.

Wie lade ich eine ZUGFeRD-Rechnung in sevDesk hoch?

Wählen Sie in der Menüleiste „Belege“ und dann „Beleg erfassen“ und laden Sie die Datei hoch. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung zeigt sevDesk die PDF an, bei einer XML-Datei erzeugt es eine Ansicht der strukturierten Rechnungsdaten. Der Empfang von E-Rechnungen ist laut sevDesk ab dem Tarif Buchhaltung enthalten.

Was passiert, wenn die ZUGFeRD-Datei nicht erkannt wird?

Überprüfen Sie, ob die XML-Datei eingebettet ist und welches ZUGFeRD-Profil die Datei verwendet. Ohne eingebettete XML ist die Datei keine E-Rechnung, sondern eine gewöhnliche PDF.

Ist ZUGFeRD mit Factur-X kompatibel?

Ja, ZUGFeRD 2.1 ist vollständig kompatibel mit Factur-X, dem französischen Pendant. Beide basieren auf der Norm EN 16931, was den grenzüberschreitenden Austausch vereinfacht.

Wie kann ich ZUGFeRD in sevDesk automatisieren?

Über die sevDesk-API legen Sie Rechnungen als E-Rechnung an (Parameter propertyIsEInvoice) und rufen die XML einer E-Rechnung ab; das gilt laut sevDesk seit November 2024 für die Systemversion 2.0 und seit Dezember 2024 auch für die Systemversion 1.0. Die REST-API selbst ist laut sevDesk-Hilfe im Tarif Buchhaltung Pro enthalten. Die Anbindung an andere Systeme programmieren Sie selbst.

Quellen

Probieren Sie ZUGFeRD-Bereit mit Ihrer Rechnung

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