ZUGFeRD Ratgeber
E-Rechnung in DATEV importieren: So geht's
Die Verarbeitung von E-Rechnungen in DATEV erfordert das richtige Format und spezifische Einstellungen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnungen in DATEV importieren. Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Fehler.
DATEV Unternehmen online verarbeitet E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, als XRechnung und im Format Peppol BIS Billing. ZUGFeRD-Dateien laden Sie über Upload online, DATEV Belegtransfer, Upload Mail oder Upload mobil hoch, XRechnungen über Upload online oder Belegtransfer. Beim Einrichten der Programmverbindung zwischen dem DATEV E-Rechnungspostfach und DATEV Unternehmen online ist die automatische Übertragung empfangener Rechnungen voreingestellt; sie lässt sich ausschalten. Die Rechnungen landen dann im Posteingang von Belege online mit dem Belegtyp „Rechnungseingang“.
Aus der XML übernimmt DATEV Rechnungs- und Zahlungsdaten wie Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, IBAN und USt-IdNr. Buchungsangaben wie Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel und Kostenstellen übernimmt DATEV nicht aus der XML; ist der Buchungsassistent online aktiviert, schlägt er sie aus der zuletzt zurückgeschriebenen Buchung zum erkannten Geschäftspartner vor. Laden Sie eine ungültige E-Rechnung in Belege online hoch, belegt DATEV laut Hilfe keine Daten in den Erfassungsfeldern vor. Achten Sie bei ZUGFeRD und Factur-X darauf, dass die XML korrekt in die PDF eingebettet ist.
Häufige Fragen
Welche DATEV-Produkte unterstützen E-Rechnungen?
Laut DATEV unter anderem DATEV Unternehmen online (Belege online, Belegfreigabe online), die DATEV E-Rechnungsplattform mit dem E-Rechnungspostfach, DATEV DMS sowie Kanzlei-Rechnungswesen und Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. E-Rechnungen erstellen unter anderem DATEV Auftragswesen, DATEV Auftragswesen next und die DATEV E-Rechnungsschreibung.
Wie bereite ich eine E-Rechnung für den DATEV-Import vor?
Die E-Rechnung muss als ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei mit korrekt eingebetteter XML oder als XRechnung vorliegen. Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht beschädigt ist; prüfen können Sie sie vorab gegen die Regeln der EN 16931.
Wie funktioniert der Import in DATEV Unternehmen Online?
Laden Sie die E-Rechnung über Upload online oder DATEV Belegtransfer hoch, ZUGFeRD-Dateien auch per Upload Mail oder Upload mobil. Damit DATEV die Daten aus der XML vorbelegt, braucht der Beleg den Belegtyp „Rechnungseingang“ oder „Rechnungsausgang“; prüfen Sie anschließend die übernommenen Daten.
Was tun, wenn der Import fehlschlägt?
Überprüfen Sie, ob die E-Rechnung dem ZUGFeRD- oder XRechnung-Standard entspricht und ob alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 korrekt ausgefüllt sind. In der bisherigen Version von Belege online zeigt das Import-Protokoll (Protokolle | Import | Import-Protokoll anzeigen), warum ein Import abgebrochen wurde; für die neue Version von Belege online beschreibt DATEV diesen Pfad nicht.
Kann ich auch manuell Daten aus einer E-Rechnung übernehmen?
Ja, Sie können die XML-Daten manuell auslesen, beispielsweise mit einem XML-Viewer, und diese in DATEV einpflegen. Automatisierte Prozesse sind jedoch effizienter und weniger fehleranfällig.
Quellen
- DATEV-Hilfe, Dokument 1018518 (öffnet in einem neuen Tab)
- DATEV-Hilfe, Dokument 1071558 (öffnet in einem neuen Tab)
- DATEV-Hilfe, Dokument 1019561 (öffnet in einem neuen Tab)
- DATEV-Hilfe, Dokument 1071485 (öffnet in einem neuen Tab)
- DATEV-Hilfe, Dokument 1038006 (öffnet in einem neuen Tab)
- DATEV-Hilfe, Dokument 1018793 (öffnet in einem neuen Tab)
- DATEV-Hilfe, Dokument 1037662 (öffnet in einem neuen Tab)
- DATEV-Hilfe, Dokument 1040035 (öffnet in einem neuen Tab)
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