ZUGFeRD Ratgeber

E-Rechnungsportal Validierung in DATEV: So geht's

DATEV prüft eingehende E-Rechnungen automatisch gegen die technischen Regeln ihres Formats und der EN 16931. Dieser Leitfaden ordnet ein, was dabei geprüft wird, wo Sie das Ergebnis in DATEV sehen, welche Fehler häufig sind und wie Sie eine Datei schon vor dem Import prüfen.

Laut DATEV-Hilfe validieren die DATEV-Programme E-Rechnungen automatisch: Geprüft werden die technischen Regeln des gelieferten Formats und die der EN 16931, im DATEV E-Rechnungspostfach mit XSD-Schema und Schematron, und ob sich die Rechnungsdaten vollständig auslesen lassen. Eine inhaltliche Prüfung ist das nicht; ob die Rechnung sachlich stimmt, muss nach DATEV weiterhin ein Mensch beurteilen.

Das Ergebnis meldet DATEV beim Ablegen oder Öffnen einer E-Rechnung, zum Beispiel mit „Dies ist keine valide E-Rechnung gemäß EN 16931.“ Im E-Rechnungspostfach steht das Ergebnis in der Spalte „Rechnungsart“, etwa „E-Rechnung“, „Sonstige Rechnung“ oder „Invalide E-Rechnung“; laut DATEV kann auch eine Rechnung mit Formatfehlern nach EN 16931 gültig sein. Ein Ausrufezeichen kennzeichnet Rechnungen, die der EN 16931 nicht entsprechen; reine PDF-Rechnungen per E-Mail prüft das Postfach nicht. Einzelheiten finden Sie unter „Rechnungsmerkmale“, wo Sie das Ergebnis über „Ergebnis öffnen“ anzeigen und über „Ergebnis kopieren“ weitergeben. In der bisherigen Version von Belege online meldet das Import-Protokoll, wenn ein Import abgebrochen wurde, etwa wegen einer ungültigen E-Rechnung.

Was eine Validierung nach EN 16931 prüft

Unabhängig vom Programm prüft eine Validierung die XML-Datei der E-Rechnung: ob Struktur und Syntax stimmen, ob alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind und ob die Regeln der EN 16931 eingehalten sind. Sie läuft in zwei Stufen, gegen das XSD-Schema der CII-Syntax und gegen die Schematron-Regeln der EN 16931. Bei ZUGFeRD und Factur-X kommt das PDF/A-3 hinzu, in das die XML eingebettet ist.

Achten Sie auch auf das Profil: Laut Bundesministerium der Finanzen erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC WL die steuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.

Häufige Validierungsfehler

Fehlende Pflichtangaben, etwa Rechnungsnummer (BT-1) oder Steueraufschlüsselung (BG-23); je nach Rechnung auch Angaben wie IBAN oder Steuernummer
Fehler in der Mehrwertsteuerlogik und Inkonsistenzen bei den Steuerbeträgen
Formatfehler: Datumsangaben nicht im Format JJJJMMTT (Attribut format="102"), Beträge mit Komma statt Punkt oder eine andere Kodierung als UTF-8
Fehler bei der Einbettung: Die XML fehlt im PDF/A-3 oder ist nicht als factur-x.xml mit dem passenden AFRelationship-Eintrag und den Factur-X-XMP-Metadaten eingebettet

Welche DATEV-Produkte E-Rechnungen verarbeiten

Laut DATEV empfangen und verarbeiten vor allem diese Programme E-Rechnungen: DATEV Unternehmen online (etwa Belege online und Belegfreigabe online), die DATEV E-Rechnungsplattform mit dem E-Rechnungspostfach, DATEV DMS und die Dokumentenablage sowie Kanzlei-Rechnungswesen und Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen über „Digitale Belege buchen“. DATEV Belegtransfer ist ein Programm zum Hochladen von Belegen. Wie der Import Schritt für Schritt abläuft, beschreibt der Ratgeber zum Import von E-Rechnungen in DATEV.

Häufige Fragen

Welche Formate werden bei der Validierung unterstützt?

DATEV verarbeitet E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, als XRechnung und im Format Peppol BIS Billing. Als E-Rechnung behandelt DATEV ZUGFeRD in den Profilen BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED sowie die XRechnung; MINIMUM, BASIC WL und ZUGFeRD 1.0 gelten bei DATEV als sonstige Rechnung. Factur-X nennt DATEV wie ZUGFeRD ab Version 2.0 als konform zur EN 16931 und liest auch eine eingebettete factur-x.xml.

Was passiert bei einer fehlerhaften Validierung?

DATEV zeigt eine Meldung zum Ergebnis, etwa „Dies ist keine valide E-Rechnung gemäß EN 16931.“, und im E-Rechnungspostfach ein Ausrufezeichen in der Spalte „Rechnungsart“. Gegen welche Regeln die Datei verstößt, sehen Sie im E-Rechnungspostfach unter „Rechnungsmerkmale“ über „Ergebnis öffnen“; in der bisherigen Version von Belege online steht der Grund eines abgebrochenen Imports im Import-Protokoll. Bei einer ungültigen E-Rechnung belegt DATEV in Belege online laut Hilfe keine Erfassungsfelder vor.

Wie kann ich Validierungsfehler beheben?

Die Fehlerbehebung erfordert in der Regel eine Korrektur der XML-Daten im Rechnungsdokument. Bei eingehenden Rechnungen bitten Sie den Rechnungssteller um eine korrigierte Datei; manuelle Änderungen an der XML führen leicht zu neuen Validierungsfehlern.

Wer ist verantwortlich für die Korrektheit der E-Rechnung?

Der Rechnungssteller ist verantwortlich, die Anforderungen der EN 16931 zu erfüllen. Unternehmen, die Rechnungen empfangen, sollten jedoch sicherstellen, dass ihre Systeme korrekt eingerichtet sind, um Validierungsfehler zu erkennen.

Kann DATEV auch E-Rechnungen ohne XML-Anhang verarbeiten?

Eine reine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung und wird nicht gegen die EN 16931 validiert; DATEV behandelt sie als sonstige Rechnung. Verarbeiten lässt sie sich trotzdem: Der Buchungsassistent online liest per Texterkennung Angaben wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Betrag und IBAN aus; das Ergebnis sollten Sie prüfen.

Wie prüfe ich eine ZUGFeRD-Datei vor dem Import?

Prüfen Sie die XML-Datei gegen das EN-16931-Schematron und das PDF/A-3 mit veraPDF, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang. Ein Validator mit den Schematron-Regeln der EN 16931 liefert detaillierte Fehlermeldungen.

Quellen

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