ZUGFeRD Ratgeber
E-Rechnung Sammelrechnung: Aufbau & Regeln
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Lieferungen oder Leistungen, etwa eines Abrechnungszeitraums, in einem Dokument zusammen. Sie spart Verwaltungsaufwand und reduziert Fehlerquellen. Hier erfahren Sie, welche Angaben jede Position braucht und wie die Positionen in der ZUGFeRD-XML stehen.
Für Sammelrechnungen gelten dieselben Grundregeln wie für Einzelrechnungen, jedoch mit einigen Besonderheiten: Jede Position muss klar aufgeschlüsselt sein, inklusive des Leistungsdatums und der zugehörigen Steuerinformationen. In ZUGFeRD und Factur-X stehen alle Positionen strukturiert in der eingebetteten XML-Datei, die die Rechnungsdaten nach der EN 16931 abbildet. Wichtig ist die eindeutige Zuordnung von Referenzen, z. B. Bestellnummern oder Lieferscheinen, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Pflichtangaben einer Sammelrechnung
Eine Sammelrechnung enthält alle Standardangaben einer Rechnung, etwa Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, und führt jede Einzelleistung auf. Pro Position gehören dazu:
- das Leistungs- oder Lieferdatum
- Beschreibung, Menge und Einheitspreis
- Steuerkategorie und Steuersatz
Mehrere Lieferscheine und Leistungszeiträume
Fasst die Sammelrechnung mehrere Lieferungen oder die Leistungen eines Abrechnungszeitraums zusammen, muss für jede Position erkennbar sein, wann sie geliefert oder erbracht wurde. Ordnen Sie außerdem die Referenzen eindeutig zu, z. B. Bestellnummern oder Lieferscheine, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt und der Empfänger jede Position seiner Lieferung zuordnen kann.
So steht die Sammelrechnung in der XML
In der CII-Syntax von ZUGFeRD und Factur-X steht jede Position in einem eigenen Element ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem, mit eigener Positionsnummer (BT-126) sowie ihrer Steuerkategorie und ihrem Steuersatz. In der UBL-Syntax der XRechnung heißt das Element cac:InvoiceLine.
Rabatte und Zuschläge lassen sich auf Belegebene (BG-20/BG-21) und auf Positionsebene (BG-27/BG-28) abbilden. Die Steuerangaben je Steuersatz stehen in ram:ApplicableTradeTax, die Summen in ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation. Wichtig ist, dass der Totalbetrag aller Positionen mit dem Gesamtbetrag übereinstimmt; sonst besteht die Rechnung die Validierung nicht.
Profil wählen und vor dem Versand prüfen
Wählen Sie das Profil passend zu Ihren Anforderungen, etwa EN 16931 (COMFORT) oder EXTENDED für komplexe Rechnungen mit mehreren Lieferungen. Prüfen Sie die XML vor dem Versand gegen das EN-16931-Schematron, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang; die Prüfung zeigt auch, ob Summen und Positionen zusammenpassen.
Häufige Fragen
Was ist eine ZUGFeRD-Sammelrechnung?
Eine elektronische Rechnung, die mehrere Lieferungen oder Leistungen eines Abrechnungszeitraums in einem Dokument zusammenfasst. Die Positionen stehen strukturiert in der XML-Datei, die in das PDF/A-3 eingebettet ist.
Welche Pflichtangaben gelten für Sammelrechnungen?
Neben den Standardangaben wie Rechnungsdatum, Steuersatz und Gesamtbetrag müssen Sammelrechnungen jede Einzelleistung detailliert aufführen. Dazu gehören Leistungsdatum, Menge, Einheitspreis und Steuerinformationen pro Position.
Ist ZUGFeRD für Sammelrechnungen geeignet?
Ja, ZUGFeRD unterstützt Sammelrechnungen. Die XML-Struktur erlaubt die Abbildung mehrerer Rechnungspositionen mit detaillierten Angaben. Achten Sie darauf, das Profil (z. B. BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED) passend zu Ihren Anforderungen zu wählen.
Wie wird die EN 16931 bei Sammelrechnungen umgesetzt?
In ZUGFeRD und Factur-X stehen alle Positionen strukturiert und maschinenlesbar in der eingebetteten XML-Datei, die die Rechnungsdaten nach der EN 16931 abbildet.
Welche Vorteile bieten Sammelrechnungen in der E-Rechnung?
Sie reduzieren die Anzahl der Rechnungen und damit den administrativen Aufwand. Zudem minimieren klar strukturierte elektronische Sammelrechnungen Fehler in der Weiterverarbeitung, z. B. bei der Buchhaltung.
Wie prüft man die Konformität einer Sammelrechnung?
Prüfen Sie die XML-Datei gegen das EN-16931-Schematron und das PDF/A-3 mit veraPDF, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang. Die Schematron-Regeln zeigen auch Summen an, die nicht zu den Positionen passen.
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