ZUGFeRD Ratgeber
E-Rechnung für Abschlagsrechnungen erstellen
Abschlags- und Anzahlungsrechnungen sind im Bau, im Handwerk und im Projektgeschäft alltäglich. Als E-Rechnung werfen sie zwei Fragen auf: Wie wird die Abschlagsrechnung gekennzeichnet, und wie wird die Schlussabrechnung mit den erhaltenen Anzahlungen korrekt dargestellt? Dieser Guide erklärt beides für ZUGFeRD, Factur-X und EN 16931.
Für Abschlagsrechnungen sieht die Codeliste zu BT-3 unter anderem 326 (Partial invoice) vor, für Bauleistungen 875 (Partial construction invoice). 876 (Partial final construction invoice) steht für eine Teilschlussrechnung, 877 (Final construction invoice) für die Schlussrechnung über Bauleistungen. Für eine reine Anzahlungsrechnung gibt es 386 (Prepayment invoice); die Prüfregel BR-DE-17 der XRechnung warnt allerdings bei anderen Codes als 326, 380, 381, 384, 389, 875, 876 und 877. In der Praxis wird häufig auch der Code 380 (Commercial invoice) mit einem eindeutigen Hinweis wie „Abschlagsrechnung“ verwendet. In ZUGFeRD steht der Code im Element rsm:ExchangedDocument/ram:TypeCode.
Rechnet die Schlussrechnung die gesamte Leistung ab (Endrechnung), sind nach § 14 Abs. 5 S. 2 UStG die vereinnahmten Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer abzusetzen. Im strukturierten Teil lässt sich das nicht vollständig abbilden: BT-113 (ram:TotalPrepaidAmount) nimmt den bereits gezahlten Betrag nur als Bruttosumme auf, ohne Aufschlüsselung der Umsatzsteuer der Anzahlungen.
Die BMF-Schreiben zur E-Rechnung lassen deshalb drei Wege zu: eine Restrechnung, die nur das restliche Entgelt und die darauf entfallende Steuer abrechnet und die Anzahlungen samt Steuer nicht aufführt (Abschn. 14.8 Abs. 11 UStAE); bis zum 30. Juni 2030 eine Endrechnung, die die Anzahlungen als Summe im Feld BT-113 absetzt und die Einzelheiten im Hinweisfeld BT-22 nennt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Abschn. I.1.1); oder, ebenfalls bis zum 30. Juni 2030, eine Endrechnung, deren Abzug in einem eingebetteten, unstrukturierten Anhang steht, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich verweist (ebenda). Anzahlungsrechnungen, die vor Beginn Ihrer eigenen E-Rechnungspflicht ausgestellt werden, müssen keine E-Rechnungen sein (ebenda). In der Praxis werden Anzahlungen teils als negative Positionen im XML abgezogen; das ist eine Behelfslösung der Branche, keine Vorgabe des BMF. Stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Rechnungsempfänger ab.
Häufige Fragen
Wie unterscheidet sich eine Abschlagsrechnung technisch von einer Schlussrechnung?
Die Abschlagsrechnung rechnet einen Teil der Leistung ab und kann mit dem Dokumenttyp 326 (Partial invoice) oder bei Bauleistungen 875 gekennzeichnet werden; viele Unternehmen nutzen 380 mit dem Hinweis „Abschlagsrechnung“. Eine Teilschlussrechnung über Bauleistungen erhält 876, die Schlussrechnung 877. Eine Endrechnung über die Gesamtleistung setzt die erhaltenen Anzahlungen samt Umsatzsteuer ab (§ 14 Abs. 5 S. 2 UStG); eine Restrechnung rechnet dagegen nur den noch offenen Betrag ab.
Wie verweise ich in der E-Rechnung auf vorherige Abschlagsrechnungen?
Die EN 16931 sieht dafür die Referenz auf eine vorhergehende Rechnung vor: BT-25 (Nummer) und BT-26 (Datum). In ZUGFeRD steht die Nummer in ram:InvoiceReferencedDocument/ram:IssuerAssignedID. Im Profil EN 16931 erlaubt die CII-Syntax auf Belegebene nur einen solchen Verweis (0..1), das Profil EXTENDED lässt mehrere zu. Bei mehreren Abschlagsrechnungen im Profil EN 16931 empfiehlt es sich, die Nummern zusätzlich in einer Anlage aufzuführen.
Welche Rolle spielt BT-113 bei der Schlussrechnung?
BT-113 (Paid amount, in ZUGFeRD ram:TotalPrepaidAmount) enthält die Summe der bereits gezahlten Beträge und mindert den Zahlbetrag BT-115 (ram:DuePayableAmount). Die Umsatzsteuer der Anzahlungen lässt sich darin nicht aufschlüsseln. Bis zum 30. Juni 2030 beanstandet die Finanzverwaltung trotzdem nicht, wenn eine Endrechnung die Anzahlungen als Summe in BT-113 absetzt und die Einzelheiten nach Abschn. 14.8 Abs. 7 und 8 UStAE im Hinweisfeld BT-22 nennt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026).
Gibt es steuerliche Besonderheiten bei Abschlagsrechnungen?
Ja. Wird eine Anzahlung vor Ausführung der Leistung vereinnahmt, entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem sie eingeht (Mindest-Ist-Versteuerung). Die Abschlagsrechnung weist die Umsatzsteuer auf den abgerechneten Teilbetrag aus, in ZUGFeRD je Steuersatz in ram:ApplicableTradeTax (BG-23). Eine Endrechnung über die Gesamtleistung muss die Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer wieder absetzen; eine Restrechnung führt sie dagegen nicht auf.
Wie werden die Anzahlungen in der Schlussrechnung abgebildet?
Nach den BMF-Schreiben zur E-Rechnung gibt es drei Wege: eine Restrechnung, die nur das restliche Entgelt und die Steuer darauf abrechnet und die Anzahlungen nicht aufführt (Abschn. 14.8 Abs. 11 UStAE); bis zum 30. Juni 2030 eine Endrechnung mit den Anzahlungen als Summe in BT-113 und den Einzelheiten in BT-22; oder, ebenfalls bis dahin, eine Endrechnung mit dem Abzug in einem eingebetteten Anhang, auf den der strukturierte Teil verweist. Negative Positionen je Anzahlung im XML erwähnen die BMF-Schreiben nicht; sie sind eine verbreitete Behelfslösung. Einen Abschlag auf Belegebene (BG-20) sollten Sie dafür nicht verwenden: Er ist semantisch ein Preisnachlass und mindert die Bemessungsgrundlage.
Quellen
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