ZUGFeRD Ratgeber
E-Rechnung Gutschrift: Technische Besonderheiten
Im deutschen Sprachgebrauch steht „Gutschrift“ für zwei verschiedene Vorgänge: die Abrechnung durch den Leistungsempfänger im Gutschriftsverfahren und die kaufmännische Gutschrift (Gutschriftsanzeige), mit der ein berechneter Betrag gemindert wird. Davon zu unterscheiden ist die Rechnungskorrektur, die eine fehlerhafte Rechnung ersetzt. In der E-Rechnung nach EN 16931 werden alle drei unterschiedlich gekennzeichnet; dieser Guide zeigt die Besonderheiten in ZUGFeRD und Factur-X.
Die umsatzsteuerliche Gutschrift (§ 14 Abs. 2 UStG) ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt. Sie setzt eine vorherige Vereinbarung voraus, verliert ihre Wirkung als Rechnung, wenn der leistende Unternehmer widerspricht, und muss die Angabe „Gutschrift“ enthalten (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 10 UStG). In der E-Rechnung erhält sie den Dokumenttyp BT-3 = 389 (Self-billed invoice). Verkäufer (BG-4) bleibt der leistende Unternehmer, Käufer (BG-7) ist der Aussteller.
Die kaufmännische Gutschrift (Gutschriftsanzeige) mindert dagegen einen bereits berechneten Betrag, etwa nach einer Retoure oder einem nachträglichen Preisnachlass. Sie erhält den Code 381 (Credit note). Ist eine Rechnung fehlerhaft, ersetzen Sie sie durch eine korrigierte Rechnung mit dem Code 384 (Rechnungskorrektur). In beiden Fällen verweisen Sie über BT-25 (Nummer) und BT-26 (Datum) auf die ursprüngliche Rechnung. Belege, die nur eine Änderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG dokumentieren (z. B. Skonto, Boni, Retouren), müssen nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung nicht zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden.
In allen Fällen bleiben die Beträge positiv: Die Bedeutung trägt der Dokumenttyp, nicht ein Minuszeichen.
Häufige Fragen
Welche Pflichtfelder sind bei einer Gutschrift in der E-Rechnung notwendig?
Es gelten alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG und die Pflichtfelder der EN 16931, darunter Rechnungsnummer (BT-1), Ausstellungsdatum (BT-2), Dokumenttyp (BT-3), Verkäufer- und Käuferdaten sowie die Steueraufschlüsselung (BG-23). Im Gutschriftsverfahren kommt die Angabe „Gutschrift“ hinzu.
Wie wird eine Gutschrift im ZUGFeRD-Format gekennzeichnet?
Eine Gutschrift im Gutschriftsverfahren erhält im Element rsm:ExchangedDocument/ram:TypeCode den Code 389 (Self-billed invoice). Da die strukturierten Daten maßgeblich sind, empfiehlt es sich, die Angabe „Gutschrift“ auch im XML zu hinterlegen, etwa als Bemerkung (BT-22), und nicht nur im PDF.
Was ist der Unterschied zwischen Code 389 und Code 381?
Code 389 kennzeichnet die Abrechnung durch den Leistungsempfänger im Gutschriftsverfahren (Selbstfakturierung). Code 381 (Credit note) steht für die kaufmännische Gutschrift bzw. Gutschriftsanzeige, die einen früher berechneten Betrag mindert. Wer für eine Abrechnung im Gutschriftsverfahren den Code der Gutschriftsanzeige verwendet, erzeugt einen inhaltlich falschen Beleg.
Welche umsatzsteuerlichen Risiken hat eine Gutschrift?
Weist eine Gutschrift Umsatzsteuer aus, die der leistende Unternehmer nicht schuldet – etwa weil er Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist –, kann er diesen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG schulden, sofern er nicht widerspricht. Gutschriften an Kleinunternehmer dürfen deshalb keine Umsatzsteuer ausweisen. Prüfen Sie vor der ersten Gutschrift den steuerlichen Status des leistenden Unternehmers.
Ist eine E-Rechnung Gutschrift ohne PDF zulässig?
Ja. Eine E-Rechnung kann ein reines XML-Format sein oder ein hybrides Format wie ZUGFeRD, bei dem die XML-Datei in ein PDF/A-3 eingebettet ist. Maßgeblich sind in beiden Fällen die strukturierten Daten nach EN 16931; das PDF dient der Lesbarkeit.
Quellen
- § 14 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 14c UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 17 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, aktuelle Fassung (öffnet in einem neuen Tab)
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