ZUGFeRD-Gutschrift erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Eine Gutschrift ist eine Rechnung, die nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger ausstellt (§ 14 Abs. 2 UStG). Das setzt eine vorherige Vereinbarung beider Parteien voraus. Widerspricht der Leistende, verliert die Gutschrift ihre Wirkung als Rechnung. Das Dokument muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet sein.

Im Gutschriftsverfahren verwenden Sie für BT-3 den Code 389 (Self-billed invoice). In der CII-Syntax von ZUGFeRD steht er im Element rsm:ExchangedDocument/ram:TypeCode. Der Code 381 (Credit note) steht dagegen für die kaufmännische Gutschrift bzw. Gutschriftsanzeige, der Code 384 für eine korrigierte Rechnung, die eine fehlerhafte Rechnung ersetzt. In allen Fällen bleiben die Beträge positiv.

Die Rollen ändern sich durch das Gutschriftsverfahren nicht: Verkäufer (BG-4, ram:SellerTradeParty) ist der Unternehmer, der die Leistung erbracht hat und das Geld erhält. Käufer (BG-7, ram:BuyerTradeParty) ist der Leistungsempfänger, der die Gutschrift ausstellt. Ein häufiger Fehler ist, die Parteien zu vertauschen, weil der Aussteller sonst meist der Verkäufer ist.

Nein. Die Gutschrift im Gutschriftsverfahren rechnet eine Leistung ab und enthält wie jede Rechnung positive Beträge; die Bedeutung ergibt sich aus dem Dokumenttyp 389, nicht aus einem Vorzeichen. Eigene Summenfelder für Gutschriften gibt es in der CII-Syntax nicht, es gelten die üblichen Felder wie ram:GrandTotalAmount (BT-112) und ram:DuePayableAmount (BT-115).

Ist der leistende Unternehmer Kleinunternehmer nach § 19 UStG, darf die Gutschrift keine Umsatzsteuer ausweisen. Weist sie dennoch Steuer aus, kann der Leistende diesen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG schulden, wenn er nicht widerspricht. Klären Sie den steuerlichen Status deshalb vor der ersten Gutschrift und halten Sie ihn in der Vereinbarung fest.

Ist die Gutschrift die Endabrechnung über eine Leistung, für die bereits Anzahlungen geflossen sind, gelten die Regeln für Schlussrechnungen: Rechnet sie die gesamte Leistung ab, sind die Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer abzusetzen (§ 14 Abs. 5 S. 2 UStG). Weil BT-113 (ram:TotalPrepaidAmount) nur einen Bruttobetrag aufnimmt, lässt sich dieser Abzug im strukturierten Teil derzeit nicht vollständig abbilden. Nach den BMF-Schreiben zur E-Rechnung gibt es dafür eine Restrechnung, die nur das restliche Entgelt und die Steuer darauf abrechnet und die Anzahlungen nicht aufführt, oder bis zum 30. Juni 2030 eine Endrechnung, die die Anzahlungen als Summe im Feld BT-113 absetzt und die Einzelheiten im Hinweisfeld BT-22 nennt, oder deren Abzug in einem eingebetteten Anhang steht, auf den der strukturierte Teil verweist. In der Praxis werden Abschlagsgutschriften teils als negative Positionen mit Verweis auf deren Nummer und Datum abgezogen; das ist eine Behelfslösung, keine Vorgabe des BMF. Stimmen Sie die Gestaltung mit Ihrer Steuerberatung ab.