ZUGFeRD Ratgeber
ZUGFeRD-Gutschrift erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung
ZUGFeRD-Gutschriften ermöglichen eine standardisierte und automatisierbare Abwicklung von Gutschriften in der Buchhaltung. In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie ZUGFeRD-konforme Gutschriften erstellen und dabei alle Anforderungen der EN 16931 erfüllen.
Eine ZUGFeRD-Gutschrift basiert auf dem hybriden Rechnungsformat, das eine PDF/A-3 Datei mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Die XML-Struktur muss der EN 16931 entsprechen, um die Interoperabilität sicherzustellen. Um eine Gutschrift zu erstellen, benötigen Sie eine Software, die sowohl die Generierung der PDF/A-3 als auch die korrekte XML-Auszeichnung unterstützt. Beachten Sie, dass spezifische Felder wie 'DocumentTypeCode' (380 für Rechnungen, 381 für Gutschriften) korrekt gesetzt sein müssen.
Häufige Fragen
Was ist eine ZUGFeRD-Gutschrift?
Eine ZUGFeRD-Gutschrift ist eine elektronische Gutschrift, die sowohl ein PDF/A-3 Dokument als auch einen maschinenlesbaren XML-Datensatz enthält. Sie entspricht den Anforderungen der EN 16931 und eignet sich für die automatisierte Verarbeitung.
Welche Version von ZUGFeRD wird für Gutschriften benötigt?
Für Gutschriften können Sie ZUGFeRD 2.1 oder höher verwenden, da diese Versionen vollständig mit der EN 16931 kompatibel sind. Ältere Versionen wie ZUGFeRD 1.0 sind nicht für EN 16931-konforme Gutschriften geeignet.
Wie unterscheidet sich der XML-Aufbau einer Gutschrift von einer Rechnung?
Der wesentliche Unterschied liegt im 'DocumentTypeCode'. Für Rechnungen wird '380' verwendet, während für Gutschriften '381' erforderlich ist. Außerdem sind spezifische Felder für Rückerstattungen wie 'CreditNoteAmount' zu berücksichtigen.
Welche Software wird zur Erstellung von ZUGFeRD-Gutschriften empfohlen?
Es gibt spezialisierte E-Rechnungssoftware wie z.B. ZUGFeRD-Generatoren (z.B. Easy ZUGFeRD, Lexware oder SAP-Add-ons), die die Erstellung von PDF/A-3 und die korrekte XML-Integration unterstützen.
Wie stelle ich sicher, dass meine Gutschrift EN 16931-konform ist?
Nutzen Sie Validierungs-Tools wie den Peppol BIS Validator oder die ZUGFeRD-Testplattform, um sicherzustellen, dass sowohl das PDF/A-3 als auch der XML-Datensatz den Anforderungen der EN 16931 entsprechen.
Bereit zum Test?