ZUGFeRD Ratgeber
E-Rechnung-Lösungen für das Handwerk
Die Einführung der E-Rechnung stellt Handwerksbetriebe vor neue Herausforderungen – besonders bei Abschlags- und Schlussrechnungen. Dieser Leitfaden zeigt, welche Anforderungen gelten, welche Formate infrage kommen und worauf Sie bei der Umstellung achten sollten.
Für Handwerksbetriebe gelten dieselben Anforderungen an die E-Rechnung wie für alle Unternehmen: Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand wird schrittweise eingeführt. Gängige Formate sind ZUGFeRD bzw. Factur-X (PDF/A-3 mit eingebetteter XML nach EN 16931) und die XRechnung. Typisch für das Handwerk sind Abschlags- und Schlussrechnungen; rechnet die Schlussrechnung die gesamte Leistung ab, müssen die erhaltenen Anzahlungen samt Umsatzsteuer abgesetzt werden (§ 14 Abs. 5 S. 2 UStG), alternativ kommt eine Restrechnung über den offenen Betrag infrage. ZUGFeRD-Bereit erstellt ZUGFeRD-2.4-/Factur-X-Rechnungen im Profil EN 16931 aus Formulareingaben oder hochgeladenen Dateien; der Generator validiert erzeugte Dateien vor dem Download gegen EN 16931 (Schematron) und PDF/A-3 (veraPDF).
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD und warum ist es im Handwerk relevant?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl PDF/A- als auch XML-Daten enthält. Es ermöglicht Handwerksbetrieben, Rechnungen sowohl lesbar für Menschen als auch maschinell verarbeitbar zu erstellen. Öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung oder ein anderes Format nach EN 16931; was ihre Plattform annimmt, legt der Auftraggeber fest.
Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung für Handwerksbetriebe?
E-Rechnungen reduzieren den Verwaltungsaufwand, minimieren Fehler durch automatisierte Datenverarbeitung und beschleunigen Zahlungsprozesse. Zwischen inländischen Unternehmen wird die E-Rechnung zudem schrittweise Pflicht (§ 14 Abs. 2 UStG, Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG), und öffentliche Auftraggeber müssen E-Rechnungen nach EN 16931 annehmen (Richtlinie 2014/55/EU).
Wie setzt ZUGFeRD-Bereit die EN 16931 um?
ZUGFeRD-Bereit erzeugt ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08 im Profil EN 16931: ein PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml in der CII-Syntax. Der Generator validiert erzeugte Dateien vor dem Download gegen EN 16931 (Schematron) und PDF/A-3 (veraPDF). Das unterstützt die Interoperabilität mit den Systemen Ihrer Geschäftspartner.
Lässt sich ZUGFeRD-Bereit mit meiner bestehenden Software verbinden?
ZUGFeRD-Bereit bietet keine Programmierschnittstelle und keinen DATEV-Export. Sie erfassen Rechnungen im Formular oder laden vorhandene Dateien hoch (PDF, CSV, XLSX, XLS, XML, JPG, PNG oder HEIC); für mehrere Rechnungen gibt es den Batch-Import per CSV- oder Excel-Datei mit ZIP-Download und Importprotokoll. Die erzeugten ZUGFeRD-Dateien können Sie in Buchhaltungsprogramme übernehmen, die E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format einlesen.
Welche Formate werden unterstützt?
ZUGFeRD-Bereit erstellt ZUGFeRD 2.4 bzw. Factur-X 1.08 im Profil EN 16931. XRechnungen erzeugt das Tool nicht; dafür gibt es das Schwesterprodukt xrechnung-bereit.de.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (öffnet in einem neuen Tab)
- § 14 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 27 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (öffnet in einem neuen Tab)
- EUR-Lex, CELEX 32014L0055 (öffnet in einem neuen Tab)
- § 4 E-RechV (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
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