ZUGFeRD Ratgeber
E-Rechnungspflicht für Vereine & Organisationen
Die E-Rechnungspflicht betrifft zunehmend auch Vereine und gemeinnützige Organisationen, insbesondere bei Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, welche Anforderungen Sie erfüllen müssen und wie Sie Ihre Prozesse effizient anpassen können.
Spätestens seit April 2020 (zentrale Auftraggeber seit dem 18. April 2019) müssen öffentliche Auftraggeber in der EU für Aufträge im Anwendungsbereich der EU-Vergaberichtlinien elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten (Richtlinie 2014/55/EU). Für Vereine und gemeinnützige Organisationen, die Leistungen an öffentliche Stellen abrechnen, kann daraus je nach Bund oder Land die Pflicht folgen, Rechnungen elektronisch zu übermitteln, an Bundesbehörden etwa seit dem 27. November 2020 (§ 3 E-RechV, mit einer Ausnahme für Direktaufträge bis 1.000 Euro). Diese Formate stellen sicher, dass Rechnungsdaten maschinenlesbar sind und eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Besonders wichtig: Auch kleine Organisationen können von der Pflicht betroffen sein, wenn sie regelmäßig Leistungen für die öffentliche Hand erbringen.
Häufige Fragen
Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?
Die zulässigen Formate orientieren sich an der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland werden vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD genutzt. Beide Formate gewährleisten die maschinenlesbare Übertragung der Rechnungsdaten.
Sind alle Vereine von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Nicht alle. Soweit ein Verein unternehmerisch tätig ist, gelten für ihn die Regeln für Unternehmen: Er muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können und Rechnungen an andere inländische Unternehmen nach den Übergangsregeln als E-Rechnung ausstellen. Für seinen nichtunternehmerischen Bereich muss er nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums keine E-Rechnungen empfangen können. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich die Vorgaben von Bund und Ländern.
Welche rechtlichen Konsequenzen drohen bei Nichtbeachtung?
Wird eine Rechnung nicht in einem vorgeschriebenen Format übermittelt, kann der öffentliche Auftraggeber die Annahme verweigern. Das kann die Zahlung verzögern.
Welche Software wird für die Erstellung von E-Rechnungen benötigt?
Für die Erstellung von E-Rechnungen können spezielle Tools wie ZUGFeRD-konforme Software oder ERP-Systeme genutzt werden, die das Format XRechnung unterstützen. Viele Anbieter bieten auch cloudbasierte Lösungen an.
Wie unterscheiden sich ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem PDF, das für Menschen lesbar ist. XRechnung hingegen ist rein XML-basiert und enthält keine visuelle Darstellung. Beide erfüllen jedoch die Anforderungen der EN 16931.
Quellen
- EUR-Lex, CELEX 32014L0055 (öffnet in einem neuen Tab)
- EUR-Lex, CELEX 32017D1870 (öffnet in einem neuen Tab)
- § 3 E-RechV (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 14 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 27 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (öffnet in einem neuen Tab)
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