ZUGFeRD Ratgeber
E-Rechnungspflicht 2027 — Was Sie jetzt wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregeln bis Ende 2026 und für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Hier erfahren Sie, was das konkret für Ihr Unternehmen bedeutet.
Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnung in § 14 UStG eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 ist eine Rechnung für eine Leistung an einen anderen Unternehmer grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen, wenn beide im Inland ansässig sind; empfangen können muss sie seitdem jedes Unternehmen, dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach.
Für den Versand gelten Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG): Für Umsätze bis Ende 2026 darf statt einer E-Rechnung eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format wie PDF ausgestellt werden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug; EDI-Verfahren sind mit Zustimmung bis Ende 2027 erlaubt. Ab 2028 sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen. Dauerhaft ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
Als E-Rechnung gelten Formate nach der europäischen Norm EN 16931, laut Bundesfinanzministerium insbesondere die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Reine PDF-Rechnungen ohne XML sind keine E-Rechnungen.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst für Umsätze ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen erlaubt (§ 27 Abs. 38 UStG). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Teilweise. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie keine: Ihre Rechnungen dürfen sie nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, auf Wunsch aber auch als E-Rechnung.
Welches Format soll ich verwenden — ZUGFeRD oder XRechnung?
Für die meisten B2B-Fälle ZUGFeRD. Es sieht aus wie ein normales PDF und ist gleichzeitig maschinenlesbar. XRechnung brauchen Sie nur für öffentliche Auftraggeber.
Was passiert, wenn ich ab 2027 keine E-Rechnung versende?
Dann ist die Rechnung nicht in der vorgeschriebenen Form ausgestellt. Welche Folgen das für Ihren Kunden und seinen Vorsteuerabzug hat, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-Rechnung (ohne eingebettetes XML) ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Erst wenn ein strukturiertes XML nach EN 16931 enthalten ist (wie bei ZUGFeRD), handelt es sich um eine E-Rechnung.
Quellen
- § 14 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 27 UStG (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 33 UStDV (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 34 UStDV (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- § 34a UStDV (gesetze-im-internet.de) (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (öffnet in einem neuen Tab)
- BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (öffnet in einem neuen Tab)
Verwandte Ratgeber
Bereit zum Test?