ZUGFeRD Ratgeber
Rechnungen digitalisieren: Von Word zu ZUGFeRD
Viele Unternehmen erstellen ihre Rechnungen noch in Word oder Excel, doch das EU-Standardformat ZUGFeRD erleichtert den Umstieg auf E-Rechnungen erheblich. In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Vorlagen anpassen, Textbausteine optimieren und ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen.
ZUGFeRD basiert auf der Norm EN 16931 und kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem visuellen PDF. Um von einer Word-Vorlage zur E-Rechnung zu wechseln, benötigen Sie ein Werkzeug, das aus der Rechnung eine ZUGFeRD-Datei erzeugt, oder eine Rechnungssoftware mit ZUGFeRD-Export. Achten Sie beim XML-Teil auf die korrekte Zuordnung von Pflichtfeldern wie IBAN, Rechnungsnummer und Steuersätzen. Textbausteine wie Zahlungsbedingungen bereiten Sie in Word vor; in der XML stehen sie später in den passenden Feldern, die Zahlungsbedingungen etwa in BT-20.
Häufige Fragen
Wie funktioniert der Umstieg von Word auf ZUGFeRD?
Speichern Sie die Rechnung aus Word als PDF und erzeugen Sie daraus mit einem Werkzeug, das die Angaben ausliest, eine ZUGFeRD-Datei, oder erstellen Sie Rechnungen künftig in einer Rechnungssoftware mit ZUGFeRD-Export. Prüfen Sie die erkannten Angaben vor dem Erzeugen.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es und welches ist das richtige?
Seit ZUGFeRD 2.0 gibt es die Profile MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED, seit 2.1 zusätzlich XRECHNUNG. MINIMUM und BASIC WL gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung; für die meisten B2B-Rechnungen ist EN 16931 die passende Wahl. Wählen Sie das Profil basierend auf den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner.
Muss ich meine Word-Vorlagen komplett neu erstellen?
Nein, oft reicht es aus, die bestehenden Vorlagen anzupassen. Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Steuersätze korrekt definiert sind. Zusätzliche Metadaten können in der Rechnungssoftware ergänzt werden.
Wie teste ich, ob meine ZUGFeRD-Rechnung korrekt ist?
Nutzen Sie Validatoren, die die XML-Daten gegen das EN-16931-Schematron prüfen, und veraPDF für das PDF/A-3. So sehen Sie, ob Ihre XML-Daten den Anforderungen der EN 16931 entsprechen.
Kann ich ZUGFeRD und Factur-X parallel nutzen?
Ja, ZUGFeRD und Factur-X sind technisch identisch. Factur-X ist die französische Implementierung des Standards und wird häufig in grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen verwendet.
Quellen
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