ZUGFeRD Ratgeber
Word-Rechnungen auf ZUGFeRD umstellen
Das ZUGFeRD-Format ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der PDF-Dokumente mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie Rechnungen aus Word in ZUGFeRD umwandeln, ohne Ihre individuellen Texte zu verlieren.
ZUGFeRD erfordert eine Kombination aus visuellem PDF und eingebetteten XML-Daten, die den EN 16931-Standard erfüllen. Für die Konvertierung von Word-Rechnungen exportieren Sie die Rechnung als PDF und nutzen anschließend ein Werkzeug, das die XML-Daten nach EN 16931 erzeugt und in ein PDF/A-3 einbettet. Der Schlüssel liegt darin, Ihre individuellen Texte im PDF zu belassen, während die XML-Daten aus den Angaben der Rechnung erzeugt werden. Achten Sie darauf, dass Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum korrekt hinterlegt sind.
Häufige Fragen
Kann ich ZUGFeRD-Daten direkt in Word einfügen?
Nein, Word erzeugt selbst keine ZUGFeRD-Daten; seine PDF/A-Ausgabe ist PDF/A-1 ohne eingebettete Rechnungs-XML. Sie müssen die Datei als PDF exportieren und anschließend ein ZUGFeRD-Tool nutzen, um die XML-Daten einzubetten.
Welche Tools konvertieren Word-Daten in ZUGFeRD?
Geeignet sind Werkzeuge, die aus einem PDF oder aus Rechnungsdaten eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 erzeugen. ZUGFeRD-Bereit liest die Angaben aus einem hochgeladenen PDF aus und erstellt daraus ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08. Sie benötigen zunächst ein PDF aus Ihrer Word-Datei.
Wie behalte ich individuelle Texte aus meiner Word-Rechnung?
Individuelle Texte bleiben im PDF erhalten, da diese nur visuell dargestellt werden. Achten Sie darauf, dass die XML-Daten korrekt Ihren individuellen Texten entsprechen, indem Sie die Konfigurationsmöglichkeiten der ZUGFeRD-Tools nutzen.
Muss ich alle Rechnungsfelder manuell anpassen?
Nein. Werkzeuge, die eine PDF auslesen, übernehmen die Angaben aus dem Rechnungstext, wenn er klar gegliedert ist. Prüfen Sie die erkannten Daten trotzdem, bevor Sie die ZUGFeRD-Datei erzeugen.
Welche ZUGFeRD-Version sollte ich verwenden?
Verwenden Sie eine aktuelle Version im Profil EN 16931. Aktuell ist laut FeRD ZUGFeRD 2.5.2 (August 2026). ZUGFeRD-Bereit erzeugt ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08 im Profil EN 16931; als E-Rechnung gilt ZUGFeRD laut Bundesfinanzministerium ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL, also auch diese Version.
Quellen
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