ZUGFeRD Ratgeber
Word-Rechnungen auf ZUGFeRD umstellen
Das ZUGFeRD-Format ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der PDF-Dokumente mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie Rechnungen aus Word in ZUGFeRD umwandeln, ohne Ihre individuellen Texte zu verlieren.
ZUGFeRD erfordert eine Kombination aus visuellem PDF und eingebetteten XML-Daten, die den EN 16931-Standard erfüllen. Für die Konvertierung von Word-Rechnungen benötigen Sie ein PDF-Druckprogramm (z. B. PDF24) sowie ein ZUGFeRD-konformes Tool wie Mustang ZUGFeRD Converter oder Factur-X-konforme Software. Der Schlüssel liegt darin, Ihre individuellen Texte im PDF zu belassen, während die XML-Daten automatisch aus den Word-Feldern generiert werden. Achten Sie darauf, dass Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum korrekt hinterlegt sind.
Häufige Fragen
Kann ich ZUGFeRD-Daten direkt in Word einfügen?
Nein, Word selbst unterstützt keine nativen ZUGFeRD-Daten. Sie müssen die Datei als PDF exportieren und anschließend ein ZUGFeRD-Tool nutzen, um die XML-Daten einzubetten.
Welche Tools konvertieren Word-Daten in ZUGFeRD?
Tools wie 'Mustang ZUGFeRD Converter' oder 'PDF-A-Rechnung' können PDF-Dateien mit ZUGFeRD-Daten anreichern. Sie benötigen zunächst ein PDF aus Ihrer Word-Datei.
Wie behalte ich individuelle Texte aus meiner Word-Rechnung?
Individuelle Texte bleiben im PDF erhalten, da diese nur visuell dargestellt werden. Achten Sie darauf, dass die XML-Daten korrekt Ihren individuellen Texten entsprechen, indem Sie die Konfigurationsmöglichkeiten der ZUGFeRD-Tools nutzen.
Muss ich alle Rechnungsfelder manuell anpassen?
Nein, viele ZUGFeRD-Tools können Daten aus den Word-Dokumentfeldern extrahieren, wenn diese gut strukturiert sind. Überprüfen Sie jedoch die generierten XML-Daten auf Richtigkeit.
Welche ZUGFeRD-Version sollte ich verwenden?
Das hängt von den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner ab. ZUGFeRD 2.1.1 entspricht dem europäischen Standard EN 16931 und ist für die meisten Anwendungsfälle geeignet.
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