ZUGFeRD Ratgeber
PDF/A-3 Format für E-Rechnungen erklärt
Das PDF/A-3 Format ist der zentrale Standard für E-Rechnungen in Europa, insbesondere im Kontext von ZUGFeRD und Factur-X. Es ermöglicht die Kombination von maschinenlesbaren XML-Daten und visuell lesbaren PDFs. Erfahren Sie, wie das Format Ihnen hilft, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Prozesse zu optimieren.
PDF/A-3 ist eine spezielle Unterkategorie des PDF/A-Standards, die für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt wurde. Im Gegensatz zu älteren PDF/A-Versionen erlaubt PDF/A-3 das Einbetten von nicht PDF/A-konformen Dateien, wie XML-Daten. Diese Funktion wird genutzt, um strukturierte Rechnungsdaten (z. B. im ZUGFeRD oder Factur-X Standard) in das PDF einzubetten. Die EN 16931 legt die Anforderungen an die Rechnungsdaten in der XML fest; PDF/A-3 ist dafür das Trägerformat. Ob eine Datei PDF/A-3-konform ist, prüfen Sie mit einem Validator wie dem Open-Source-Werkzeug veraPDF.
Häufige Fragen
Warum wird PDF/A-3 für E-Rechnungen verwendet?
PDF/A-3 ermöglicht die Integration von strukturierten XML-Daten in ein PDF-Dokument, wodurch sowohl maschinenlesbare Daten als auch eine menschenlesbare Darstellung in einem einzigen Dokument kombiniert werden. Das ist essenziell für Standards wie ZUGFeRD und Factur-X.
Was ist der Unterschied zwischen PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3?
PDF/A-1 erlaubt keine eingebetteten Dateien, PDF/A-2 nur Dateien, die selbst PDF/A-konform sind. PDF/A-3 erlaubt beliebige Dateien wie XML.
Welche Rolle spielt EN 16931 in Bezug auf PDF/A-3?
EN 16931 legt die Anforderungen an elektronische Rechnungen in Europa fest. PDF/A-3 dient als Trägerformat für diese Rechnungen, da es die Einbettung von XML-Daten ermöglicht, die den EN 16931-Anforderungen entsprechen.
Ist PDF/A-3 mit ZUGFeRD und Factur-X kompatibel?
Ja, PDF/A-3 ist die Grundlage für beide Standards. Sowohl ZUGFeRD als auch Factur-X nutzen PDF/A-3, um eine menschenlesbare Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten zu kombinieren.
Wie wird eine PDF/A-3 Datei erstellt?
Eine PDF/A-3 Datei kann mit spezialisierter Software erstellt werden, die das Einbetten von XML-Daten unterstützt. Beispiele sind Rechnungs- und ERP-Programme mit ZUGFeRD-Export oder spezialisierte Generatoren, die PDF/A-3 mit eingebetteter XML erzeugen.
Wie prüfe ich, ob eine PDF wirklich PDF/A-3-konform ist?
Mit einem PDF/A-Validator wie dem Open-Source-Werkzeug veraPDF. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung prüfen Sie zusätzlich die eingebettete XML gegen das EN-16931-Schematron, etwa mit dem Open-Source-Projekt Mustang.
Quellen
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