Ratgeber

Lexware und ZUGFeRD: E-Rechnungen erstellen, empfangen und prüfen

Lexware Office, früher lexoffice, erstellt und empfängt E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format. Welche Version was kann, wie Sie die Funktion einschalten und welche Formate beim Empfang gelesen werden, fasst diese Seite nach den Hilfeseiten von Lexware zusammen. Dazu: wie Sie ZUGFeRD-Bereit ergänzend nutzen, etwa um eine Datei zu prüfen oder aus einer PDF-Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung zu machen.

Zum ZUGFeRD-Generator

Details

Lexware Office ist die Cloud-Software von Lexware; lexoffice heißt seit der Umbenennung Lexware Office. Daneben gibt es die Desktop-Programme wie Lexware faktura+auftrag. Die Angaben unten stammen aus dem Hilfe-Center und den Produktseiten von Lexware (Stand Oktober 2026); Funktionen und Pakete können sich ändern, maßgeblich ist die aktuelle Dokumentation des Herstellers.

Kurz gesagt: E-Rechnungen empfangen und archivieren kann Lexware Office nach Herstellerangaben in jeder Version, E-Rechnungen erstellen erst ab der Version M. Für Firmenkunden erzeugt Lexware Office dann eine ZUGFeRD-Rechnung, für Behörden mit Leitweg-ID eine XRechnung.

E-Rechnungen in Lexware Office erstellen

Lexware beschreibt das Erstellen so: Die E-Rechnungsfunktion schaltet ein Administrator unter Einstellungen (Zahnrad) > E-Rechnung > „E-Rechnung erstellen“ ein. Danach entsteht eine E-Rechnung, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind; vor dem Abschließen zeigt eine Checkliste in der Vorschau, was noch fehlt.

-Version: Das Erstellen von E-Rechnungen ist laut Lexware ab der Version M möglich.
-ZUGFeRD: Ist der Kunde als Firma angelegt, erstellt Lexware Office automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung. Privatpersonen erhalten keine E-Rechnung.
-XRechnung: Für öffentliche Auftraggeber hinterlegen Sie am Kontakt die Leitweg-ID und Ihre Lieferantennummer.
-E-Rechnungen werden laut Lexware immer als Nettorechnung erstellt; jede Position braucht einen positiven Preis.
-Versand: per E-Mail aus Lexware Office, mit Link zum Kundencenter und der E-Rechnung im Anhang (ZUGFeRD als PDF, XRechnung als XML-Datei), oder über Ihr eigenes E-Mail-Programm.

E-Rechnungen in Lexware Office empfangen

Empfangene E-Rechnungen laden Sie in der Belegerfassung hoch; Lexware Office kennzeichnet sie mit „E-Rechnung“ und zeigt das Belegformat unter Belege > Alle Belege. Für XML-Dateien erzeugt das Programm eine lesbare Darstellung, und nach dem Hochladen läuft laut Lexware automatisch eine Validierung; besteht ein Beleg sie nicht, gibt es eine Checkliste und einen ausführlichen Prüfbericht. Lexware weist darauf hin, dass der maschinenlesbare Teil ausschlaggebend ist; weichen PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander ab, bitten Sie den Absender um eine Korrektur.

-Den automatischen Belegempfang per E-Mail und die Programmierschnittstelle (Public API) gibt es laut Lexware nur in der Version XL.

Formate beim Empfang laut Lexware-Hilfe
Format	Wird in Lexware Office gelesen
ZUGFeRD ab Version 2.0	ja
ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG	ja
XML-Rechnungen nach EN 16931, auch XRechnung 3.0.1 in CII oder UBL	ja
ältere ZUGFeRD- und XRechnung-Versionen	nein

Lexware-Desktopprogramme

Für die Desktop-Programme nennt Lexware den Dienst „Lexware eRechnung“: Laut Produktseite von Lexware faktura+auftrag versendet er Rechnungen als XRechnung und als „ZUGFeRD 2.0 (Basic/Comfort)“; der Wissensartikel von Lexware nennt für die Lexware-Produkte die Profile EN 16931 (ZUGFeRD) und XRechnung. Welche ZUGFeRD-Version und welches Profil Ihre Programmversion erzeugt, erfragen Sie bei Lexware oder lesen es in einer erzeugten Datei ab, zum Beispiel mit der kostenlosen Prüfung von ZUGFeRD-Bereit. Als E-Rechnung gelten nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ZUGFeRD-Rechnungen erst ab Version 2.0.1, nicht aber in den Profilen MINIMUM und BASIC WL; prüfen Sie deshalb, welche Version Ihre Dateien tatsächlich haben.

ZUGFeRD-Bereit neben Lexware nutzen

ZUGFeRD-Bereit hat keine Schnittstelle zu Lexware. Sie arbeiten mit Dateien: Was Lexware exportiert oder empfängt, laden Sie hoch.

-E-Rechnung prüfen: Laden Sie eine ZUGFeRD-PDF oder eine XML-Datei (bis 16 MB) in das kostenlose Werkzeug „E-Rechnung prüfen“. Es zeigt Profil, Rechnungsdaten und die eingebettete XML und prüft die Datei gegen das XML-Schema des Profils, soweit verfügbar, gegen die Regeln der EN 16931 (bei XML-Dateien bis 5 MB) und, bei einer PDF, gegen PDF/A-3.
-Aus einer PDF-Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung machen: Exportieren Sie die Rechnung aus Lexware als PDF, etwa wenn Ihre Version keine E-Rechnungen erstellt, und laden Sie sie im Generator unter „Datei hochladen“ hoch. Über „Prüfen & Bearbeiten“ kontrollieren Sie die erkannten Angaben; der Generator erzeugt eine ZUGFeRD-PDF (ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08, Profil EN 16931) und validiert sie vor dem Download gegen EN 16931 (Schematron) und PDF/A-3.
-Mehrere Rechnungen: Liegen die Rechnungsdaten als CSV- oder Excel-Datei vor, erzeugt die Stapelverarbeitung mit der Vorlage von ZUGFeRD-Bereit die ZUGFeRD-PDFs auf einmal, als ZIP-Datei mit Importprotokoll.
-Rechnungen von ZUGFeRD-Bereit in Lexware Office: ZUGFeRD-Bereit erzeugt ZUGFeRD 2.4 im Profil EN 16931; für den Empfang nennt Lexware Office „ZUGFeRD ab 2.0“.

Häufige Fragen

Kann Lexware Office ZUGFeRD-Rechnungen erstellen?

Ja, laut Lexware ab der Version M. Ist der Kunde als Firma angelegt und die E-Rechnungsfunktion eingeschaltet, entsteht automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung; für Behörden mit Leitweg-ID eine XRechnung.

Wie importiere ich eine ZUGFeRD-Rechnung in Lexware Office?

Laden Sie die Datei in der Belegerfassung hoch. Lexware Office liest ZUGFeRD ab Version 2.0 und XML-Rechnungen nach EN 16931 einschließlich XRechnung, kennzeichnet den Beleg als E-Rechnung und validiert ihn nach dem Hochladen. Der automatische Belegempfang per E-Mail ist laut Lexware der Version XL vorbehalten.

Heißt lexoffice jetzt Lexware Office?

Ja. Lexware hat lexoffice in Lexware Office umbenannt. Laut Hersteller bleiben bestehende Verträge und Konditionen unverändert, und die Software lässt sich im gleichen Umfang weiter nutzen.

Wie prüfe ich, ob eine Lexware-Rechnung eine gültige E-Rechnung ist?

Laden Sie die ZUGFeRD-PDF oder die XML in ein Prüfwerkzeug, das gegen die Regeln der EN 16931 und bei einer PDF gegen PDF/A-3 prüft, zum Beispiel das kostenlose Werkzeug „E-Rechnung prüfen“ von ZUGFeRD-Bereit. Es zeigt auch das Profil; MINIMUM und BASIC WL gelten nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums nicht als E-Rechnung. Ob die Rechnung steuerlich und inhaltlich richtig ist, beurteilt eine solche Prüfung nicht.

Arbeitet ZUGFeRD-Bereit direkt mit Lexware zusammen?

Nein, es gibt keine Schnittstelle. Sie laden eine aus Lexware exportierte PDF-Rechnung hoch, prüfen die erkannten Angaben und erhalten eine ZUGFeRD-PDF, oder Sie prüfen eine vorhandene E-Rechnung im kostenlosen Prüfwerkzeug.

Quellen

ZUGFeRD-Rechnung erstellen